1. Ekibinizi işe dâhil edin
Detaylı bir aktivite listesini tek başınıza çıkarmanız daha zor olacaktır. Ekibinizin yardımını isteyin. Aktivite listesini düzenlerken planladığınız zamana ekibinizle yapacağınız çalışma için de süre ekleyin. Onlar da değişik aktiviteler ile gelecek ve bu sayede daha geniş bir bakış açısıyla işleri listeleyebileceksiniz. Bu çalışmayı yaparken henüz iş atamalarınızı nasıl yapacağınızı düşünmenize gerek yok. Aktiviteleri not alabilir veya direkt olarak bir proje yönetim yazılımına girebilirsiniz.
Bkz. Profesyonel Proje Yöneticisinin Sorumlulukları
2. Listenizi yapılandırın
Tam ve kapsamlı bir aktivite listesi oluşturduktan sonra listenizi proje yönetim yazılımınıza yükleyebilirsiniz. Henüz yapmadıysanız listenizi yazılıma yükleyin. İlgili görevleri gruplayın ve alt başlıklar ekleyin. Listenizin kolay takip edilebilir ve üzerinde çalışılabilir olmasına yardımcı olacaktır.
Bkz. 3 Adımda Mükemmel Proje Planlaması
3. Listenizi önceliklendirin
Oluşturduğunuz aktivite listesinde tüm aktiviteler aynı önem derecesine sahip olmayacaktır. Tabi ki de bazı aktiviteler diğerlerinden daha kritik veya önemli durumda olabilir. Projelerde kritik aktiviteleri bulmak için Kritik Yol Metodunu kullanabilirsiniz. Proje yönetim yazılımınızı kullanarak önemli aktiviteleri işaretleyin. Kalın yazıtipi veya renklendirme yöntemini kullanabilirsiniz. Önceliklendirme size zamanınızı etkin ve gerekli yerlere kullanmanızı sağlamak için yardımcı olacaktır.
4. Proje Yönetimi Aktivite listenizi kaydedin
Teknolojinin de yardımı ile aktivite listenizi herkesle paylaşabileceğiniz ortak bir yazılım üzerinde tutmanız artık mümkün. Kullandığınız yazılım ile listenizi ekibiniz ile paylaşın. Yazılımınız destekliyor ise listenizin ilk halini ilerdeki ilerlemeler ile karşılaştırmak üzere temel çizgi(baseline) olarak kaydedebilirsiniz.
5. İlerlemeyi takip edin
Aktivite listeleri tutmanın en büyük amacı tabii ki de onların tamamlanmalarını takip etmektir. Aktiviteler tamamlandıkça onları listenizde işaretleyin. Bunun için PMBOK’ta da bahsedilen 50/50 yöntemini de kullanabilirsiniz. Aktivitelere başlayınca %50’si yapılmış, bitince kalan %50’si yapılmış olarak işaretleyebilirsiniz. Tabii bunun için aktivitelerinizin takip edilebilecek en küçük uygun parçalara ayrılmış olması gerek.
