Proje Yönetim Ofisi (PMO) Perspektifi ve Fırsatlar
2020 Yılına kadar EMEA’da başlayacak 16 milyon projenin iş başarısı, kaynakların verimli kullanılması, sürdürülebilir ekolojik denge kadar önemli. Bu durum çoklu proje yönetiminin (program ve portfoy yönetimi) önemini daha da arttırıyor.
Farklı projelerin eş zamanlı ilerleyerek etkin ve verimli kontrolü için kurulan Proje Yönetim Ofisleri (PMO);
- Merkezi yapılanma altında proje yöneticilerine gerekli otoriteyi sağlayan,
- Proje yönetimi bilgi birikiminin ve tecrübesinin kurumsallaştığı ve bu birikimin farklı projelerde paylaşılmasıyla artı değere dönüştüğü,
- Kaynakların verimli dağılımı ve anlık izleme-kontrol-raporlama imkanı sunarak stratejik kararların daha hızlı alınabilmesini sağlayan,
Birimler olarak daha önemli hale gelmektedir..
Bkz. Geleceğin mesleklerinde Proje Yöneticiliği İlk Sırada
Riskler Kontrol Altında! Risk Yönetimi Planının 7 Bileşini E-Kitabını Tweet ile Öde Seçeneği İle Hemen İndirin
Projelerin operasyonel faaliyetlerinin merkezden yönetilebilir hale gelmesi projelerde ki işgücü verimini ve buna bağlı olarak da operasyonel kolaylıkları ve maliyet avantajlarını da beraberinde getiriyor.
Ayrıca merkezde kurulan PMO, projelerin yönetim standartlarını oluşturup korumayı da hedefleyerek kurumun proje başarısızlığı ihtimallerini en aza indiriyor.
PMO ya giden yolda atılacak ilk adım sponsor seviyesinden en alt seviyeye kadar proje yönetimi konusunda bilinçli bilgi seviyesine gelmek, yani eğitim. İkinci adım pilot projelerle süreçlerin kalibre edilmesi ve dokümantasyonun oluşturulması, üçüncü adım ise işinize ve kültürünüze uygun bir araç seçimi ve sistemin oluşturulması olarak sıralanabilir.
Bkz. Proje Yöneticisinin Gelişimi
Proje planlama ve izleme altyapısı, bilgi sistemleri becerisiyle gerçekleştirilebilir., Bu altyapı, proje yönetimi amacıyla oluşturulan standartlar doğrultusunda, pilot proje ekipleriyle koordineli yürütülen çalışmalar sonucunda kararlaştırılmalıdır. Doğru yönlendirme, IT destekli altyapıyı daha işlevsel kılacaktır. Gelişmiş Proje planlama ve izleme altyapısı sayesinde proje yönetiminin kalbi sayılan PMO tüm projeleri tek bir yerden kontrol edilebilir ve raporlayabilir hale gelecektir.
Bkz. Organizasyon Kültürünüz Projelerinizi Nasıl Etkiler?
İyi tasarlanan ve işletilen PMO ile Proje yöneticilerine kurum projelerini yöneteceği oyun alanı yaratılmış olur. Tedarik, maliyet, insan kaynağı PMO desteği ile yaratılır, proje yöneticileri bu sınırlar dâhilinde projelerini yürütür ve kurumun tüm portföyü bütünsel bir bakışla yönetilebilir. Oluşturulan PY standardı (kurumsal proje yönetim kültürü) kurumun halihazırdaki iş yapış şekli ile PMO çalışmaları sayesinde eklemlenir.
Yeni bir proje başlarken, PMO’daki tüm kurumsal proje hafızası o projenin hizmetine sunulur. Proje Yöneticilerinin değişmesi durumundaki bilgi kaybı en aza indirilerek, tüm bilgi birikimi yeni proje yöneticisine aktarılabilir. Aksi halde eş zamanlı yürütülen birçok projelerin kontrolü karmaşıklaşır, ve etkin biçimde izleme mümkün olmayabilmektedir. (ki bunun örneklerini görüyoruz).
Proje Yönetim Ofisi ile projenizin kontrolü elinizde olsun…
