Proje yönetiminde son yıllara kadar sadece ürünün veya hizmetin teslim edilmesi yeterli görülmekte ve proje yöneticisinin müşteri ve diğer paydaşlarla iyi iletişim kurmasa da iş bittiği sürece sorun yok denilebilmekteydi.
Fakat son yıllarda artık neredeyse tüm iş alanlarında olduğu gibi proje yönetiminde de iyi bir iletişimci olmak herkes tarafından beklenen bir özellik haline geldi. Aslında projede genellikle karşılaşılan problemlerin nedeni kötü iletişim olarak gösterilebilir. İyi bir iletişim için iletişim planı yapmak işimize kesinlikle yarayacaktır fakat bununla birlikte bu planın proaktif şekilde uygulanması gerekmektedir. Kötü iletişim sonucu ortaya çıkacak problemlerden bazıları şöyle sıralanabilir;
Proje Yönetimine Giriş Niteğinde! Proje Kavramı- Proje NedirE-Kitabını Tweet ile Öde Seçeneği İle Hemen İndirin
Projeden beklentilerde farklılıklar
Projelerden herkesin beklentisi farklı olabilir fakat proje yöneticisi proje kapsamı ve sınırlarının tüm paydaşlar tarafından doğru ve aynı şekilde anlaşıldığından ve aynı çıktıyı beklediklerinden emin olması gerekmektedir. İnsanlar ellerindeki bilgiye göre karar verirler ve belki de projede yaşanacak 2 günlük gecikmenin paydaşlara bildirilmemesi bile beklentilerde farklılıklara yol açabilir. Bu da ilerleyen safhalarda daha farklı beklentiler oluşmasına ve işlerin kolayca raydan çıkmasına sebep olabilecektir.
Şaşkınlıklar
Eğer proje katılımcıları neler olduğu hakkında bilgilendirilmezlerse değişiklikler oluştuğu zaman şaşıracaklardır. Proaktif bilgilendirme ile kişileri yürüyen işler ve durum hakkında günceltutabilirsiniz. Son dakika verilen kötü bir haber, durumu değerlendirmeye veya değiştirmeye vakit kalmayan durumda kızgınlık ve öfkeye yol açacaktır.
Proje durumundan bihaber olmak
Bazı projelerde paydaşlar gerçekten de projenin o an ne durumda olduğunu bilememekteler. Bu tür projelerde iletişim yetersiz ve içerik açısından eksik yapılmaktadır. Bu da kafa karışıklığına ve hayal kırıklıklarına yol açmaktadır.
Proje Yönetimine Giriş Niteğinde! Proje Kavramı- Proje NedirE-Kitabını Tweet ile Öde Seçeneği İle Hemen İndirin
Takım üyeleri kendilerinden ne beklendiğini bilemez
Kötü iletişim takım içinde de sorunlara yol açacaktır. Eğer takım üyelerinden beklentileri bir proje yöneticisi doğru, tam ve net şekilde açıklamaz ve onlarla etkili iletişim kurmaz ise ekip kendinden bekleneni değiş başka işleri yapacak ve sürekli kendilerinden extra iş istenecektir. Bu da üyelerin demotivasyonuna ve kızgınlıkların yol açacaktır.
Çözüm ?
Çoğu durumda kötü iletişimin nedeni iletişim yeteneğinin eksikliği değil, odaklanma eksikliğidir. Çoğu proje yöneticisi iletişim konusunu öncelik listesinde en alt sıralara yerleştirir. Ve iletişimleri hep kısa ve neredeyse şifreli haldedir. En kısa sürede bu işi halledip başka önemli işlerle uğraşmak ister gibidir.
İletişimin anahtarı ise kendimize değil, mesajı alacak kişiye odaklanmaktır. Karşıdaki kişinin nasıl bir bilgiye ihtiyacı olduğunu düşünmeli ve onlara yarayacak bilgileri iletmeliyiz.
İletişimin gereksiz ve son plana atılacak bir iş olmasına izin vermeyin, aksine etkili iletişim ile bir çok sorunu avantaja çevirebilir ve projemizin daha mutlu paydaşlar ve daha az sürpriz ile bitmesini sağlayabiliriz.
Proje Yönetimine Giriş Niteğinde! Proje Kavramı- Proje NedirE-Kitabını Tweet ile Öde Seçeneği İle Hemen İndirin
Yazar : Tevfik Harun HEKİMOĞLU
