Sponsor ve paydaşlardan gelecek kapsam değişiklik talepleri, projenizde büyük çapta değişikliklere yol açabilir. Bazı zamanlarda, küçük değişiklikler yapmak istersiniz ve bu çoğu zaman resmi prosedürlere takılır ve süreci yavaşlatır. Proje sponsoru ve proje ekibi tüm bu süreçleri zaman kaybı ve gereksiz bulabilir. Burada bu tarz küçük değişiklikler için kullanacağınız 3 teknikten bahsedeceğiz.
Bkz. Sorun Yönetimi İçin Birkaç Önemli Tavsiye
1. Harmanlama: Yapılan her değişiklik talebinin sponsorun onayından geçmesi gerekir ve bunu her küçük değişiklikte yapmanız çok pratik olmaz. Proje ekibiniz sponsoru her gün göremez ve iletişim kurması bazen zor olur. Ayrıca sponsorun dikkatini her an işe vermesi ve talebiniz ile ilgilenmesi de güçtür. Bütün küçük değişiklik taleplerini tek bir yerde toplayarak, onay sürecini kısa tutmak ve verimli çalışma açısından etkili olacaktır.
Bkz. Proje Beratında Belirtmeniz Gereken 12 Başlık
2. Muhakeme: Proje yöneticilerini ve stratejik müşteri yöneticilerini, belirli sınırlar içerisinde, belirli bir efor-saat dilimi altında bu küçük değişiklikler için yetkilendirmek mantıklı olabilir. Bu otorite(hak) proje sponsoru tarafından açıkça belirtilmelidir. Bu teknik, projeniz önceden belirlediğiniz zaman ve maliyet çizelgesinde ilerliyorsa ve yapılacak değişikliklerin bu kıstaslar üzerinde herhangi bir etkisi yoksa uygulanmalıdır.
3. Kapsam Değişim Bütçesi: Proje sponsoru, paydaşlar, siz ve proje ekibiniz, ileride karşılaşacağınız kapsam değişiklerinin kaçınılmaz olduğunu fark ettiyseniz, projenin toplam bütçesinden belirli bir yüzde ayırarak bunu kapsam değişikliği bütçesi yapabilirsiniz. Örneğin, kapsam değişikliği için belirlediğiniz yüzde bütçenin 5%i ve toplam bütçeniz 500.000 olsun.. Bu durumda “acil durumlar” için elinizde olan miktar 25.000 olacaktır.
Bkz. Projenizde Temel Çizgileri Kullanın
Burada dikkat edilmesi gereken nokta, bu bütçenin sadece küçük değişiklikler için, belirli bir limitin ve sürenin altındaki değişiklikler için kullanılacağıdır. Bu durum müşterinize ve tüm ekibe anlatılmalıdır. Büyük çaptaki değişiklikler de yapılabilir ancak bu klasik süreci takip ederek ilk önce proje sponsoru tarafından analiz edilmelidir.
Proje Yönetimi ve İş Analizi Disiplinlerini Nasıl Entegre Edeceksiniz? Bu iki metodolojinin ortak yanları neler? Kafanızı kurcalayan bütün soruların cevabı bu e-kitapta! İndirmek İçin Tıklayın
