İş kırılım yapısı, iş programlamanızı oluştururken yapmanız gereken ilk iştir. Bu süreç projedeki işlerinizi, yönetim işlerinizi anlamınızı ve resmin bütününü görmenizi sağlar.
Fazla Geniş Tutmayın
Eğer kırılım yapınızı oluşturmaya başladıysanız, bunu çok derinlemesine ve geniş tutmamaya dikkat etmelisiniz. Genel olarak kabul edilen kural, her bir çıktı için maksimum adım sayısı 5 olmalıdır.
Büyük projeler için sözlük oluşturun
Normalde çok gerekli değildir ancak büyük projelerde yüzlerce detaylı aktiviteniz varsa bu lazım olacaktır. Çünkü tek tek hepsini aklınızda tutmak zordur. Bir sefer iş kırılımlarınızı kayıt ettiğiniz zaman, buna bağlı işleri takip etmeniz de kolaylaşır. Ayrıca bu işlerdeki değişiklikleri de tutmanız mümkün olup bu değişikliklerin projenizi, iş takviminizi nasıl etkileyeceğini de takip edebilirsiniz. Bu süreçte kullanacağınız araçlar gelecek projeleriniz için de tekrar kullanılabilir olmalıdır.
Bkz. Büyük Projelerde Olay Yönetimi İçin 10 Adım
Aktivitelerinizi Özetleyin
Detaylandırdığınız aktivitelerinizi özetleyin. İş programınızı oluştururken kolay anlaşılabilir ve okunabilir olması için özet bölümünden ziyade, parçalara ayırmanız sonucu oluşan iş paketlerini kullanmalısınız. Aktivite özetleri ise genel olarak her çıktının hangi iş paketleriyle bağlantılı olduğunu ve nasıl etkileyeceğini belirtip, kilometre taşı olarak programınızda yer almalıdır.
Özetlerinizi 1-2 Aktiviyeteye Bölün
Özetlediğiniz Aktivitenizi detaylandırarak parçalamaya karar verdiğinizde, bunu tek başlıkta yapmanız mantıklı olmayacaktır. Oluşturduğunuz iş paketleri, kullandığınız özet ile paralellik göstermelidir. Fakat bu her şeyi aynen alacağınız anlamına gelmez. İş paketleriniz iki yada 3 parçadan oluşup bunları anlaşılır şekilde belirtmelisiniz.
Bkz. Proje Yönetiminde Zaman Planı Oluşturmak
Detaylandırdığınız aktiviteleri “eylem odaklı aktiviteler” olarak kaydedin.
Detaylandırdığınız aktiviteleriniz son olarak iş programınıza taşınmalıdır. Bu sebeple, eğer kayıt ettiğiniz aktiviteler eylem odaklı ise, bu eylemler sadece programınızda olanların içinden olacağından ilişkilendirmeniz daha kolay olacaktır. Örnek olarak; programınıza sadece “toplantı” şeklinde kayıt oluşturmak yerine “haftalık toplantı”, “toplantıya katıl” şeklinde yazabilirsiniz.
Proje Yönetimi ve İş Analizi Disiplinlerini Nasıl Entegre Edeceksiniz? Bu iki metodolojinin ortak yanları neler? Kafanızı kurcalayan bütün soruların cevabı bu e-kitapta! İndirmek İçin Tıklayın
