Başarılı bir projenin temel sonuçlarından biri de müşteriye istediği ürünü, istediği işlevsellikte ve hatadan arındırılmış bir şekilde teslim edilmesidir. Bu amaçla proje boyunca proje ekipleri değişik faaliyetler gerçekleştirir ve teknikler kullanır. Bu tekniklerden biri de projenin daha ilk safhalarından itibaren kullanabilecek olan Gözden Geçirmelerdir (Reviews).
Gözden geçirme, bir iş ürününün, proje elemanlarına, yöneticilere, kullanıcılara veya diğer ilgili paydaşlara, yorum yapmaları, eksiklik ve hataları ortaya koymaları veya onaylamaları için sunulması süreci veya bu amaçla yapılan toplantı faaliyetidir.
Bir projenin her aşamasında gerçekleştirilebilecek olan gözden geçirme aktivitilerinin amacı:
- Gözden geçirilen ürünlerde hata sayısını azaltmak
- Daha erken hata tespiti, daha az düzeltici faaliyet ile proje maliyetinin artmasına ve proje takviminin uzamasına engel olmak
- Daha erken safhada problemleri keşfetmek ve yönetimin dikkatini bu problemler üzerine çekmek
- Ürünlerin kendi gereksinimlere ve standartlara uygun olduğunu göstermek ve doğrulamak
- Projenin bir sonraki safhası için gerekli çıktıların hazır olduğuna karar verilmesini sağlamak
- Alternatif çözümleri keşfetmek ve değerlendirmek
- Projenin gelişiminin planlandığı gibi gerçekleştiğini paydaşlara, müşteriye ve üst yönetime göstermektir,
Gözden geçirmeler aynı zamanda “ekip içi bir eğitim” faaliyetidir. Proje içerisindeki tecrübeli elemanlar gözden geçirme faaliyetleri ile daha genç ve tecrübesiz elemanlara bilgi aktarır ve onların yetişmesini sağlar.
Bunun yanında gözden geçirme toplantıları kurumun sözlü ve/veya yazılı kültürünün genç çalışanlara aktırılması anlamına da gelmektedir.
Gözden geçirmeler özellikle projenin analiz safhasında “İş Analistlerinin” liderliğini gerçekleştiriliyorsa bu aşamada daha çok gereksinimlerin doğruluğu, tamlığı, yalınlığı, test edilebilirliği gibi kalite metrikleri üzerine yoğunlaşılır. Eğer projenin test aşamasında gözden geçirme faaliyetleri “Test Mühendisleri” liderliğinde gerçekleştiriliyorsa bu aşamada da yazılımcılar tarafından ortaya konulan yazılım kodunun standartlara uygunluğu, mantıksal hatalar içerip içermediği ve yazılan kod için alternatif yaklaşımların bulunup bulunmadığı konuları ön plana çıkar. “Proje Yöneticisi” liderliğinde yönetimsel gözden geçirme faaliyetleri gerçekleştirilerek projenin planlama açısından hangi durumda olduğu görülebilir. Hangi aşamada olursa olsun gözden geçirmelerde hedef nokta en erken safhada en üst sayıda hatanın tespit edilmesi ve ürünün kalitesinin arttırılarak planlara uygun bir şekilde geliştirilmesinin sağlanmasıdır.
Bir gözden geçirmenin gerçekleştirilmesi için ürünün tamamının geliştirilmiş olmasına veya sistemin çalıştırılmasına gerek yoktur. Gözden geçirmelere katılanlar iş ürününü inceleyerek anormallikleri ve kusurları keşfetmeye çalışır. Bu nedenle ürünün hazır olduğu kadarı gözden geçirmeye açılabilir. Birçok farklı kusur tekbir gözden geçirmeler esnasında keşfedilebilir.
Sonuç olarak hepimiz çalıştığımız yerler itibari biliyoruz ki gözden geçirmeler hata önleme ve tespitinde önemli bir role sahip olup projelerin ilk safhalarında itibaren bu tespitleri yaptıkları için müşteri memnuniyetinin artması, daha hatasız ürünler teslim edilmesi ve projeye maliyet ve zaman bakımından açık katkıları olmasına rağmen projelerimizde ihmal edilen önemli konulardan biridir. Bu nedenle özellikle İş Analistleri ve Test Mühendisleri ellerinde bulunan bu önemli aracı etkin bir şekilde kullanmalıdırlar.
