Kapsam yönetiminin bilgi alanı; projelerin, projeyi başarılı bir şekilde tamamlamak için iş gerekliliklerini içerdiğinden her şeyiyle emin olmaya dayanmaktadır. Kapsam yönetiminde etkileyici olmak için, proje kapsamının içinde neyin olacağını ve olmayacağını kontrol etmeyi öğrenmelisiniz. Aşağıdakiler başarılı kapsam yönetimi için en iyi uygulamalardan bazılarıdır.

1- Proje gereksinimlerini toplama
2- Kapsam tanımlama
3- İş döküm ağacı oluşturma
4- Kapsam doğrulama ve geri bildirim alma
5- Kapsam gözlemleme ve kontrol etme

Proje Gereksinimlerini Toplama

Proje kapsamının verimli bir şekilde kontrolü ve tanımlama yeteneği, daha çok projenin gereksinimlerine ve amaçlarına bağlıdır. Bu sebepten dolayı, bir projeye başlamadan önce, ilk olarak gerekli bilgileri toplamak gerekir. Paydaşların ihtiyaçlarını, kaynakların kısıtlarını ve kapasitelerini açık bir şekilde anlamak, başarılı olmak için yüksek bir şansa sahip olmaya sebep olur.

Proje gereksinimlerini toplamak için en kolay yol, kilit paydaşlarla görüşmeler gerçekleştirmektir. Onlara bitmiş ürün, teslim almayı düşündükleri ürün ve proje takvimiyle ilgili görüşleri hakkında sorular sorun. İhtiyaç olduğunuz bilgileri öğrendikten sonra, kapsamı tanımlayan takip edebileceğiniz süreçleri tanımlamak, kapsamı belgelemek, kapsamı doğrulamak, kabul etmek ve değişen istekleri yönetmek için kapsam yönetim planını oluşturabilirsiniz.

İş Analizi ve Gereksinim Yönetimi Alanında Daha Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın

Kapsam Tanımlaması

Projenin kapsamı genellikle bir takım nihai ürün, tahsis edilmiş bütçe ve beklenen kapatma zamanından oluşmaktadır. Proje gereksinimlerini önceden toplamak size kapsamı tanımlamada yardımcı olacaktır. Projenin ne gerektireceğini ve ne gerektirmeyeceğini tamamen kaydettiğimizden emin olmalıyız.

Proje kapsamındaki herhangi bir varyasyon proje takvimini, bütçesini ve nihayetinde projenin başarısını etkileyebilir. Özlü bir kapsam tanımı size bu durumlarda oluşabilecek değişiklikleri yönetmenize yardımcı olacaktır. Açık ve net bir kapsam tanımıyla, basit bir şekilde ‘’Bu değişiklik proje kapsamı dâhilinde mi’’ sorusunu sorabilirsiniz. Eğer cevabınız evet ise, değişikliği dikkatle inceleyin ve onaylayın. Eğer cevabınız hayır ise, onu başka bir zaman veya proje için kaydedin.

İş Döküm Ağacı Oluşturma

İş döküm ağacı, projenin hiyerarşik yani aşama sıraları yapısının grafiksel olarak tasvir edilmiş halidir. İş döküm ağacı proje ekibini başından sonuna kadar bütün seviyelerde düşünmesini ve projenin zamanında tamamlanabilmesi için gerçekleşmesi gereken ana görevleri tanımlamaları için zorlar. Son hedeften başlayıp, sonra gittikçe onu boyut, süre ve yükümlülük bakımlarından yönetilebilir adımlara ve bileşenlere böleriz. Böylelikle iş döküm ağacı bütün projeye yüksek düzeyde bir görünüm sağlar. Görevlerin referans noktalarını belirlemek için ve projenin her aşamasının ihtiyaç duyduğu alt görevler için bir grafik şemasına sahip olduğunuzda, projenin yapı iskeleti proje kapsamımı kolaylıkla planlar ve kontrol eder.

Kapsam Doğrulama ve Geri Bildirim Alma

Projelerin sıkı teslim sürelerini karşılaması beklendiğinden, proje kavramının doğrulanması proje döngüsü sırasında ve öncesinde önemli bir kısastır. Kapsam doğrulama her bir ana görevin ya da aşamasının tamamlanmasından sora yapılabilir. Eğer proje küçük bir projeyse, proje tamamlandıktan sonrada yapılabilir.

Kapsamı doğrulamak için, proje müşterileriyle ve paydaşlarıyla görüşmek ve onlardan proje çıktıları için resmi olarak onay almak gereklidir. Bu, iş sonucunda gerçekleşen çıktıların ve geri bildirim isteklerinin kabulünü yazılı bir şekilde almayı içerir. Müşterilerden geri bildirim almak, süreçlerini geliştirmek ve müşterinin projenin durumundan ve senin işinden mutlu olduğunu anlayabilmek için bu mükemmel bir yoldur. Buradaki en önemli şey iyi ve sık gerçekleşen bir iletişim kurmaktır. Kapsam doğrulama ve geri bildirimler alma, size müşteri kabulü, kalite kontrol ve proje kapsamının tanımının gerçekleşmesini karşılayan doğrulamaya odaklanmanıza yardımcı olacaktır.

Bkz. Kapsam Değişikliği Yönetiminde 3 Teknik

Kapsamı Gözlemleme ve Kontrol Etme

Şuana kadar kapsam açık bir şekilde tanımlandı. İş döküm ağacı organize edildi ve müşteri resmi olarak proje kapsamını onayladı. Şimdi, proje kapsamının kontrol edilemeyecek şekilde genişleyip büyümesini engellemek için kapsamı fiilen kontrol etme ve yönetme zamanı.’’Scope creep’’proje kapsamında, yapılan ilk plan aşamasının bir parçası olmayan ve daha fazla gereksinimleri içererek kontrolsüz bir şekilde artan büyüme anlamına gelir. Bu durum orijinal projeye maliyet ve zaman ekler.

Proje kapsamını etkin ve verimli bir şekilde izlemek ve kontrol etmek için, değişiklik taleplerini yönetmek amacıyla yerleşik bir sürece sahip olduğumuzdan emin olmalıyız. Onlar proje içine lanse edilmeden önce tüm talepler dikkatle incelenmiş ve onaylanmış olmalı. Projenin bütçesi ve zamanlama çizelgesi de yeni değişiklikleri yansıtacak şekilde değiştirilmiş olmalı. Süreçte ilerlemeden önce bu değişiklikler için müşteriden ve kilit paydaşlardan resmi olarak onay alınmalıdır. Şikâyetçi müşterileri, beklenen maliyetlerden fazla gelen maliyetleri ve zamanında tamamlanmayan projeleri önlemek için proje kapsamını yakından izlemek ve kontrol etmek önemlidir.

Proje Yönetimi ve İş Analizi Disiplinlerini Nasıl Entegre Edeceksiniz? Bu iki metodolojinin ortak yanları neler? Kafanızı kurcalayan bütün soruların cevabı bu e-kitapta! İndirmek İçin Tıklayın