Ekip üyelerinin, sponsorun, proje yöneticisinin ve projeyi hayata geçirmek için gerekli materyallerin bir araya toplanması projeye başlamak için başlangıç sayılabilir. Proje yöneticisi için tüm parçaları bir araya getirdikten sonra işleri akışına bırakmak ne yazık ki mümkün değildir. Proje hayat döngüsü içerisinde, projeyi başlangıcından itibaren kontrol etmek ve yönetmek bilgi birikimi, tecrübe çeşitli becerileri gerektirir. Bu makalemizde, bahsettiğimiz becerileri 3 başlık altında inceleyeceğiz.
Reaktif:
Proje paydaşlarının zaman içerisinde faklı beklentileri oluşabilir ya da risk almak durumunda kalabilirler. Paydaşlar bu tip durumlarda proje yöneticisinden süreci iyi yönetmelerini ve proje başarısını etkileyecek olumsuz koşulları ortadan kaldırmalarını beklerler. Proje yöneticisi gerekli adımları plan dahilinde atmalı ve gelişmeleri raporlamalıdır. Bir diğer önemli konu ise proje paydaşlarının kendileri gibi diğer paydaşlarında projeyi nasıl etkilediklerinin farkında olmalarıdır. Örneğin projeniz çok kritik bir sürece girdi ve size yardımcı olabilecek, çözüm sunabilecek paydaşlar projenizde mevcut. Gerekli paydaşların yardımını alarak projenizi kritik süreçte en iyi şekilde kontrol edebilirsiniz.
Co-aktif:
Her proje sürecinde projeyi oluşturan paydaşların bazıları sürecte tam performans gösteremeyebilir veya başlarına tahmin etmediğiniz şeyler gelebilir. Bu tarz durumlarda genellikle izlenen teknik gündemi takipte kalmak ve proje süreçlerine sadık kalmaktır. Bu tekniğe ek olarak, iyi bir proje yöneticisi alternatif yollara yönelebilir. Örnek olarak, proje başlangıç evrelerinde MS Project’e ek olarak bir yazılım geliştirilmesine öncülük edebilir yada mevcut yazılımları kullanabilir. Bu eylemle birlikte proje sürecine sadık kalabilir, herhangi bir aksilikte görev dağılımlarını etkin bir şekilde yapabilirsiniz. Acil durumlarda ise sponsorlarınızla ve müdürünüzle görüşerek şu noktalara dikkat çekebilirsiniz:
-Projede en önemli öğe hangisi?
-Hangisi hemen uygulanmasa sorun olmaz?
-Tutulabilir proje çıktıları neler?
-Proje süreçlerinde yaşanacak değişim ile serbestlik tanınacak maddeler neler?
Pro-aktif:
Projenin tüm paydaşları açıkça belirlenmemiş olabilir. Bu durum, bizim proje sürecinde projeyi kontrol ederken yada projenin tepkilerini ölçerken karşımıza çıkan bir problem olmayabilir. Projenin geleceğini düşündüğümüzde oluşabilecek riskleri, projeye potansiyel etkisini ya da hissedarlardan gelecek değişiklik taleplerini tahmin edebiliriz. Bu tarz durumlarla karşılaştığınız zaman atacağınız en sağlıklı adım kazanılmış değer grafiğine veya diğer grafiklere bakarak raporunuzu hazırlamak olacaktır. Bu sayede hissedarları talepleri konusunda ikna edebilir ve projeniz üzerinde oluşabilecek potansiyel negatif etkiyi anlatabilirsiniz.
Kaynak: pmi.org
