Kaynak: https://www.projectsmart.co.uk/10-golden-rules-for-new-project-managers.php
Kural 6: İletişim Kurun
Müşterilerinizle, son kullanıcılarınızla, sponsorunuzla ve özellikle proje takımınızla iletişiminiz proje başarısı için çok önemlidir. Bkz. Uluslararası Projelerde İletişim Yönetimi ·Takımdaki herkes sizi anlıyor mu?·Onlardan ne beklendiğini veya yaptıklarını biliyorlar mı?·Birbirleriyle, müşteriyle ve diğer departmanlarla iyi iletişim kurabiliyorlar mı? İyi iletişimin önemi abartılamaz, bu sebeple sürekli olarak tüm paydaşlarınızla iletişimde olduğunuza emin olun. İnsanların onlardan beklenen görevleri bildiklerini varsaymayın.
Kural 7: Hayır deyin!
Bir proje yöneticisinin en önemli ve en az kullanılan kelimesi ’hayır’dır. Teslim edemeyeceğiniz hiçbir şey için söz vermeyin, bu daha sonraki problemleri de garantileyecektir. Bkz. Hayır! Karşınızdaki insan ne kadar üst kademe olursa olsun güçlü olun – bunun için daha sonra size teşekkür edeceklerdir. Eğer etmezlerse, muhtemelen yanlış iştesiniz. Eğer ’hayır’ diyorsanız, sabit ve kararınızın ardındaki sebepleri savunmaya hazırlıklı olun.
Kural 8: Saha Korkusundan Kaçının
Saha korkusu bütçeyi aşmanın ve projeyi geç teslim etmenin başlıca sebeplerinden biridir. Müşteriler sıklıkla ekstra iş ve efor sarf ettiğinizi unutacaktır. Projenin başında beklentileri tespit ettiğinizden ve nelerin kapsamın içinde veya dışında olduğunu belirlediğinizden emin olun. Bunları projenin anahtar dokümanlarına kaydedin. Müşterinin bunları okuyup anlayacağını varsaymayın. Müşterinin proje boyunca bunları takip etmesi için onunla en azından bir saatinizi geçirmenizi ve bunları anlayıp proje kapsamında size katıldığından emin olmalısınız. Sıkı bir anlaşma olmadan devam etmeyin.
Rick Klemm’in ’On Adımda Yazılım Projesi Başarısızlığı Üzerine” çalışmasının 5 numaralı maddesine göre ” Küçük değişiklikler artar ve hem bütçede hem zamanlamada aksaklıklar yaratır. Uzak durun!
Kural 9: Projenizin Risklerini Belirleyin
Hiç kimse riskler hakkında konuşmayı sevmez, özellikle de projenin başlarında. Her bir riski hafifleten etkili planlayıp, bir risk günlüğü oluşturmanız faydalı olacaktır. Risk planınızı projenizin tüm paydaşlarına iletin ve onlarla riskler hakkında konuşmak için zaman yaratın. Hangi tepkileri alacağınızı bilmek büyük bir stres azaltıcıdır.
Bkz. Proje Risk Yönetiminde 10 Altın Kural
Cincilio’nun kurucusu ve danışmanı Bart Jutte der ki “Projelerdeki risk yönetiminin faydaları oldukça fazladır. etkin bir tutum içerisinde kesinleşmemiş proje olgularıyla ilgilenirseniz çok para kazanabilirsiniz.” Risklesin sinsice yaklaşıp projenizi raydan çıkarmasına izin vermeyin.
Kural 10: Projenizi Sonlandırın
Sonlandırılmamış bir proje kaynaklarınızı tüketmeye devam edecektir. Projenin sonunda müşterinizle eleştirel başarı faktörleriyle karşılaşılıp karşılaşılmayacağını kararlaştırın. Onaylamalarını isteyin, aksi taktirde herhangi bir eksikliği giderin. Ben PMO ile sunduğum Müşteri Kabul Formu’nu kullanmayı tercih ederim. Bu noktada müşterinizden memnuniyet anketini doldurmasını rica edebilirsiniz. Bunlar size gelecekteki projelerinizi geliştirmenizde yardım edecek değerli bilgiler sağlayacaktır.
’Proje Yönetiminde Hızlı Rehber’ çalışmasıyla Manjeet Singh der ki “Süreci sonlandırırken resmi bir şekilde çıktıları onaylayıp projeyi veya evrelerini tamamlarsınız. Projeye ve sonuçlarına takımınızla ve de diğer paydaşlarla tekrar göz atarsınız.Projenin sonunda resmi bir proje kapanış dokümanı ve değerlendirme raporu hazırlarsınız.
Sonuç Olarak
Proje yönetimi merak uyandıran bir iştir; ancak bu 10 altın kuralı takip ederseniz stresli olmasına gerek yoktur. Proje yöneticisi olarak hayatta kalmanızda başarılar!
