Kaynak: https://www.projectsmart.co.uk/10-golden-rules-for-new-project-managers.php
Bugün belki de yüzlerce yeni proje yöneticisi ürkütücü görünümü olan projelerine başlayacaklar. Aşağıdaki adımları ve kuralları uygulayarak yeni hayatınız da vereceğiniz mücadelenin sonucunda zafere ulaşabilirsiniz.
Kural 1: Güçlü Bir İş Dosyası Geliştirin
Sponsorunuzdan yüksek seviye destek isteyerek, hem sponsorun hem de kendinizin projeye olan ilgi düzeyini yukarılarda tutabilirsiniz. İş dosyası, projenin ne için yapılacağını ve sonucunda beklenen faydaları listelemelidir. Bu, projeye dahil olan herkesin üzerinde fikir yürütebileceği ve kendilerini doğrudan etkileyen bir belgedir.
Ekonomist Rachel Agheyisi der ki “İyi bir hikaye akılda kalıcıdır. Bir dosya çalışması özünde başarılı bir hikaye olmalıdır. İyi yazılmış bir iş başarı hikayesi, muhtemelen beklenen alıcı zihnindeki erişilebilir sonuçların görsel bir resmini oluşturmak için en etkili yollardan biridir.” Projeniz için iyi bir iş dosyanız olduğuna emin olun.
Kural 2: Projeniz İçin Başarı Faktörlerini Belirleyin
Müşterinizle projeyi başarılı hale getirecek eleştirel faktörleri belirleyin. Belirleyeceğiniz faktörlerin ölçülebilir olduklarından emin olun, örneğin ’2011’in sonunda ham madde fiyatındaki %15 artış’. Bu faktörleri başarınızı ölçmek için projenizin sonunda kullanın. Eleştirel başarı faktörleri etkili bir biçimde müşterinizle iletişiminizi şekillendireceği için proje başarınızda çok önemli bir yer tutmaktadır.
Kural 3: İyi Bir Proje Planı Oluşturun
Planlamayla harcanan zaman – söylentiye göre- iyi harcanan zamandır. Projeye dahil olan herkesin proje yönergelerini anlayacağı yeterli detaylara sahip bir planınız olduğundan emin olun. İyi bir plan aşağıdaki faydaları sağlayacaktır: ·Net bir şekilde belgelenmiş proje kilometre taşları ve çıktılar.·Geçerli ve gerçekçi zaman ölçütü.·Kesin maliyet hesaplamaları üretmenin yolları.·Ayrıntılı kaynak planı.·İş aksamalarının görünürlüğünü sağlayan erken uyarıcı sistem.·Takımı odaklanmış ve sürekli güncel tutmanın yolu. Problemlere sebep olacak eksikliklerdir. Her tahmin için olasılıkları dahil ettiğinizden emin olun. Yine de dikkatli olun; fazla olasılık eklemek ve tahminler üzerinden gitmek bir tahmini haddinden fazla irdelemek kadar kötüdür.
Kural 4: Beklentileri Yönetin
Beklentileri yönetmek bir proje yöneticisinin önemli meziyetleri arasındadır. Bunu yapmanın tek yolu projeyi daha küçük parçalara belirli kilometre taşı ve çıktılara bölmenizdir. Bu sizin düzenli sonuçlar elde ederek ve işin ilerlediğini müşterinin görmesini sağlayarak beklentileri yönetme şekliniz olacaktır. Bu yaklaşım tasarladığınız projenin erkenden ön görünümünü vererek ve de endişe ve kaygılarını bildirmelerine müsaade ederek müşterilerinizin beklentilerinin karşılanmasını sağlar.
Oyuncu Bruce Bannett’dan alıntı yapmak gerekirse “Tüm alıcıların ihtiyaç ve beklentileri oldukça farklı.” Benzer projeleri yönetiyor olsanız dahi, müşterilerinizin ihtiyaçlarını bildiğinizi varsaymayın – ne olduklarını öğrenin!
Kural 5: Takımınızı Motive Edin
Motive edilmiş bir takım projeyi zamanında, bütçeli ve iyi kalitede teslim etmek için ekstra ilerleme kaydedecektir. Takımı proje boyunca süreçlere dahil ederek ve gelişme kaydettiklerini hissetmelerine yardım edecek aktiviteler planlayarak takımınızı motive edebilirsiniz. İletişim burada çok önemli – bu yüzden takımınızın iyi performans gösterdiği zamanı ve kötü performans gösterdiği zamanları kayıt altında tutarak ödül sistemi geliştirebilirsiniz.
1980lerdeki Chrysler Şirketi’ni yeniden canlandırmasıyla bilinen Lee Lacocca der ki “Motivasyon her şeydir. İki kişinin işini yapabilirsiniz, fakat iki kişi olamazsınız. Takımınızı motive etmek kar payı sağlar.
