Yazı Dizisinin I. Bölümü İçin Tıklayın
Yazı Dizisinin II. Bölümü İçin Tıklayın

Sponsorunuzla İlişkiniz

Proje yöneticisi olarak bir projeye atandığınızda, bilgi birikimi ve tecrübenize güvenildiğini hiç bir zaman unutmayın. Proje sponsoru, “kendi projem” bakış açısıyla olaya yaklaşarak, kontrolü her zaman elinde tutmak isteyebilir. Bu durum üzerinizde baskı oluşturmamalıdır. Aksine proje sponsorunun varlığı size güç vermelidir. Çünkü sponsoru olan projeler gerek bütçe gerekse diğer kaynaklar göz önüne alındığında zengin olarak nitelendirilebilir.

Ayrıca unutmamanız gereken bir diğer nokta da, yukarıda belirttiğimiz gibi çalıştığınız proje onun projesi ve siz ona organizasyonun yatırımının geri dönüşü için partnerlik yapıyorsunuz. Bu yüzden sponsor ile kuracağınız “eşit partnerlik” ilişkisi, projenin geleceği için bir hayli önemlidir.

Proje yöneticisi ve sponsor arasında yaşanan anlaşmazlıkların büyük kısmı fikir ayrılıklarından ortaya çıkmaktadır. Proje yöneticisi yapılacak değişikliğin, kaynak arttırımının pozitif etkisine inanırken, sponsorun bu konulardaki isteksizliği mini krizlere yol açabilir.

Bkz. Müdürünüz ile Anlaşamadığınızda Ne Yaparsınız

Bu sebeple asla sponsorunuzun projenizin karar mekanizmasını tutmasına izin vermeyin. Eğer sponsor çok meşgulse ve projenize tamamıyla katılmak için vakit bulamıyorsa problem değil. Sponsora projenin başlangıcında, gün geçtikçe verdikleri kararları görebileceği direkt raporlar hazırlayın. Proje sponsoru her aşamada bulunacağını söyleyebilir ancak zaman geçtikçe bu pek mümkün olmayacaktır. Bu raporlamalar sayesinde yaşanabilecek sorunları en aza indirgeyebilirsiniz.

Bkz. Proje Yöneticisinin Süreç ve İnsan Kaynağı Sorumlulukları

Proje süresince verdiğiniz kararları gösteren çizelgeleri mutlaka hazırlayın. Karar verilmesi gereken durumun başlangıcını, kararın etkilerini ve kapanışını gösteren çizelgeler kimin hangi sonuçlardan sorumlu olduğunu göstermenin en sağlıklı yoludur. Zaman içinde, sponsorun atayacağı Temsilci Heyetle çalışmak durumunda kalabilirsiniz. Temsil heyetinin vereceği sağlıksız kararların yükünü omuzlarınızdan bu yolla atabilirsiniz. Eğer temsil heyeti-sponsor-proje yöneticisi arasında organizasyonel düzen ve sorumluluk noktasında sıkıntılar olduğunu gözlemliyorsanız, projenin geleceği için sponsor ile bunu konuşmalısınız.

Aslında, sponsorunuz yazılı olarak tuttuğunuz belgelerden sorumlu değildir. Eğer organizasyon sorumluluk konusunu önemsiyorsa, proje yöneticisinden kaynaklanacak sorumluluk eksikliğini ortadan kaldıracak raporları hazırladığınız ve mevcut duruma dair bilgileri paylaştığınız için sponsor ile aranızda herhangi bir gerginliğin yaşanması mümkün olmayacaktır.

Projenizde ortaya çıkan tüm sorunlar proje hayat döngüsü içinde çözülebilir. Tüm proje problemlerini sizin çözmeniz gerekmediği gibi bazılarını da kendiniz çözmelisiniz. Önemli nokta, çözmeniz gereken problemleri tespit için gerekli analiz ve farkındalık yeteneğine sahip olup, tedbirleri almanızdır.

Yazı Dizimizin IV. ve Son Bölümünde Görüşmek Dileği İle..

Proje Yönetimi ve İş Analizi Disiplinlerini Nasıl Entegre Edeceksiniz? Bu iki metodolojinin ortak yanları neler? Kafanızı kurcalayan bütün soruların cevabı bu e-kitapta! İndirmek İçin Tıklayın