İş küçük çaplı projelere ve proje maliyetini düşürme ihtiyacına gelince organizasyonlar artık iki rolde de etkin olabilen adaylar arıyor. Eğer bir proje yöneticisi veya iş analistiyseniz (veya iki şapkayı da takıyorsanız), bilginizi çeşitlendirmenin sizi nasıl proje süper starı yaptığını bulmanıza yardım edeceğiz.
Projenizde Tekrar Yapılan İşleri Azaltma

Carnegie Melton’a göre proje üzerinde tüm eforun %25-40’ını harcamanın, tekrar çalışma sonucu olarak boşa gittiğini biliyor muydunuz? Ve tüm bu yeniden çalışmanın maliyetinin %70-85 oranında gereksinimlerdeki hatalardan kaynaklı olduğunu? İş gereksinimlerini tespit etmenin anahtarı projenin(iş analizi) başlangıcında paydaşlar ile iş birliği yapmaktır. Eğer iki şapkayı da takıyorsanız, sadece projenin bütçe dahilinde ve zamanında teslim edildiğinden emin olamazsınız, bunun yanında iş sınırları ve IT arasında nihai sonuçtan herkesin mutlu olması için gereksinimlerle köprü kurmalısınız.

Projeyi Başından Daha İyi Yönetin

“Yapabilirsin, Yapmak zorundasın, Yaparsın.” Net bir hedef ile başlayın ve projenizi sonlandırma zamanı geldiğinde bu tip sözleri duyma ihtimalinizi azaltın. Proje hayat döngüsü içerisinde, proje kapsam tespiti, proje planının oluşturulması, proje hedefleri ve hem proje yönetiminde hem de iş analizinde tecrübe gerektiren iş risklerini belirleme gibi alanlar vardır.

İş analizi üzerine iyi bir yönetime sahip olmak kapsamın uygulanabilir olduğunu ve doğru gereksinimlerin bir araya getirilip, analiz edilerek paydaşların ihtiyaçlarını karşılamaları için dokümante edildiğini kesinleştirir. Madalyonun diğer yüzünde ise proje yönetiminde sağlam bir anlayışa sahip olmak, gereksinimleri gözden geçirmenize, planı gerekli olarak uyarlamanıza ve tam olarak nihai çözümü görmenize yardımcı olur.

Değişiklik Kontrolü

Projeniz iyi ve yürüyor demek… Proje gereksinimlerini tespit etmiştiniz ve proje paydaşları tarafında kabul gördüler. Artık tek yapmanız gereken proje takımınızın uygulama ve teslim etmesini izlemek,
değil mi? Hayır! Durum göründüğü kadar basit değildir ve çoğunlukla gereksinimlerin proje yaşam döngüsü boyunca değişime uğrayacağını bilmeniz gerekir. Birbiriyle çakışan öncelikler arasındaki uygun ölçüyü bulabilmek hem sanat hem de bilimdir. Yeteneklerinizi ve kabiliyetinizi her iki alanda da çeşitlendirmek son şansları daha etkili bir biçimde yönetmenize ve dahili olan tüm süreçlerdeki en iyi kararı vermenize yardımcı olabilmektedir.

IT, İş Takımı ve Proje Takımı Arasındaki İletişimi Arttırın

PMI’a göre çoğu proje yöneticisi, proje sorunlarının %90’dan fazlasının iletişim kaynaklı olduğunu belirtmekte. Bu durum, konu proje başarısına geldiğinde iletişimin kayda değer rolünü ortaya
koyuyor. Görevlendirilmiş proje yöneticileriyle ilgili en büyük zorluklardan biri de takımlarının yaptıkları görevleri, onlardan bekleneni ve önceliklerinin ne olduğunu bildiklerinden emin olmaktır. Sonuç olarak proje takımı üyeleri görevlerinin ne olduğunu ve bunları nasıl başarıyla sonuçlandırmaları gerektiğini bilmiyorlarsa, proje girişinden itibaren bir kaosa dönüşebilir.

Tüm bunlara ek olarak iş analistinin nasıl olabilir’i bilmemesi, proje paydaşları arasında iletişim eksikliği ve proje gereksinimlerinin ne olduğunu bilmemesi bütünü anlamayı zorlaştırabilir..

Ortak Alanları Görmezden Gelmeyin

Ekonomi tıkandıkça organizasyonlar bütçelerini kısar; ancak yine de tamamlanması gereken projelere ihtiyaçları vardır ve projelerdeki iş analizi ve proje yönetimi rollerini birleştirmek, projeyi tamamen iptal etmeden maliyeti azaltmaya yardımcı bir metottur. BA Times’dan son bir anket şunu gösteriyor: proje profesyonellerinin önemli bir kısmı, proje yöneticiliği ve iş analistliği rolünün birçok projede birleştirilebileceğini düşünüyor.

Piyasada Değerinizi Arttırın

Küçük kapsamlı projelerin olduğu birçok organizasyon bulunmaktadır. Çoğu zaman bu projeler, hem iş analisti hem proje yöneticisi işin içinde olunca ucuz maliyetli olamazlar. Bu sebepledir ki büyük ve küçük şirketler, bu ikili rolü oynayabilecek bireyler ararlar ve bu yüksek beklentileri karşılayabilmek, günümüz rekabetçi iş çevresinde sizi daha değerli kılacaktır. Zorluk? Elbette. Ancak bu rolü ortaya koymanın büyüklüğünü fark edeceksiniz – özellikle sıradaki görüşmenizde!

Proje Başarısı Kazanın

2008’de tüm projelerin %32’si başarı sağlamış ve zamanında, bütçe dahilinde, gerekli fonksiyon ve ihtiyaçlara göre teslim edilmiş. Dahası %44’ü zorluk yaşatmış(geç, bütçe dışında ve/veya gerekli fonksiyon ve ihtiyaçlardan daha azıyla birlikte) ve %24’ü başarısız olmuş( tamamlamadan veya teslimden önce iptal etme ve asla kullanılmama)

Proje başarısızlığı pahalı değildir ancak proje takımı ve şirketin itibarı için oldukça olumsuz sonuçları vardır. Başarısızlığı nasıl engelleriz? Araştırmalara göre daha iyi bir gereksinim yönetimi bu konuda yardımcı olabilir. Meta Grup Araştırması’na göre proje başarısızlıklarının %60-80’inin tamamen zayıf gereksinim toplanması, analiz ve yönetimden kaynaklanabileceğini biliyor muydunuz?

Projelerinizin başarılı olabilmesi için iş gereksinimlerini başarıyla tespit etmek için belirgin bir iş analizi yeteneğine de ihtiyacınız var, bu yüzden paydaşların ihtiyaçları karşılanmalı ve süreç içinde, daha baştan anlaşılmalı.