Proje Yönetimi’ne öykünen veya zorlanarak da olsa yapmak için mücadele veren şirketlerde en sık rastlanan durumlardan üçü:

1-Plan alerjisi
2-Plan algısı
3-ve tabi ki Plan Yönetimi 

Not: Proje yönetiminin iyi yapıldığı organizasyonlarda herkes plana aynı gözle bakar ve davranır.

Öncelikle işleri anlık olarak sadece çözüme yönelik hemen çözme eğiliminde olmak duruma göre gerekli bir firma/iş esnekliği sağlasa da orta veya uzun vadede maliyet, huzursuzluk ve üretimsizlik getirir.

İşte bu sebeple “plan alerjisi” sahibiyseniz bunu farkedip organizasyonda yeni bürokrasiler yaratmadan, süreçleri optimize etmeyi ön plana alarak proje planını oluşturmalı, oluşturulmasını sağlamalı veya desteklemelisiniz.

Bunu aştıktan sonra proje planı konusunda herkesin aynı düşünmesini sağlamalıyız. Özellikle proje planının proje yöneticisinin ve paydaşlarının ne işine yarayacağı herkes tarafından doğru algılanmalı.

Proje planı sadece kağıt üstünde kalacak veya yüzde yüz başta belirlendiği gibi gerçekleşecek bir plan değildir. 

“E peki o zaman plan ne işe yarayacak ki?” diye yakınan takım üyelerini ya da fonksiyon yöneticilerini duyar gibiyim.

Proje yöneticisi plan yaptıktan sonra, bunun projenin en önemli kısımlarından biri olduğunu bilir ama hiçbir zaman gerçek çalışmasız veya uygulama olmadan (execution) sonuç alabileceğini düşünmez. Zaten bu kısım proje yöneticisinin uzmanlık alanına girer.

Uygulanamıyorsa çözer, olmadı delege eder, “board”a gönderir ya da yöneticisiyle paylaşıp iş parçasını ya da projenin kendisini durdurur veya başka bir metot uygular. Bildiğiniz gibi etki alanına ve miktarına göre de bir proje değişikliğinin sebep olduğu diğer değişiklikleri belirler, planı değiştirir ve artık bunun uygulanma sürecini yönetip denetler.

Pratikteki bu bahsettiğim işler plan yönetme faaliyetleridir diyebiliriz. Proje yöneticisi kontrol süreçlerini kullanmak ister, risk yönetimi yapmak ve plana uygun gitmeyen yerleri önceden farkederek planı değiştirmek ister. Tam bir kaptan gibidir.

Aşırı iyimser kabuller, yapılmayan risk algılama ve yanlış risk tepkileri proje planlamanın en önemli düşmanlarıdır. Bu son kısmı en çok ihlal edenler yönetici paydaşlar oluyorlar. Değerli fonksiyon yöneticileri veya şirket sahipleri ya da genel koordinatörler, düşman gemiye girerse proje planınızı yok sayabilirsiniz çünkü daha burada saymaya girişemediğimiz birçok diğer görevi yapmaya çalışan proje yöneticiniz (kaptanınız) çok büyük ihtimalle fırtına gelmeden size “dikkat” dedi ama siz uzun zaman önce bu konuyu atlamıştınız.

Yazar : Aydın Ömer KULEN