Proje Yönetimi Enstitüsü’nün (PMI), uluslararası alanda üst ve orta seviye yöneticilerin, proje yönetimi uzmanlarının katılımı ile gerçekleştirdiği, küresel proje yönetimi anketinin sonuçlarının açıklandığı ve değerlendirildiği PMI Pulse of Profession raporunun sekizincisi Şubat ayının ilk haftasında organizasyonun internet sitesinde yayımlandı.
Her yıl araştırma öncesi katılımcılara gönderilen anket; belirsiz küresel ekonomik koşulları, hızlı evrim geçiren iş eğilimleri göz önüne alarak, katılımcıların temsil ettiği sektörün ve şirketlerin proje, program ve portföy yönetimi temel ve deneysel uygulama eğilimlerini, bu uygulamaların ürettiği proje değerlerini, proje yönetimi ofislerinin organizasyonel olgunluklarını, hedeflenen iş stratejileri ile projenin ürettiği ürün,hizmet ve sonuçların uyumunu ölçümlüyor.
PMI Pulse of Profession 2016 raporunun sonuçlarına baktığımızda organizasyonların daha iyi iş sonuçları elde etmeleri için kanıtlanmış proje, program ve portföy yönetimi uygulamalarını giderek daha fazla sahiplenmesi gerektiği sonucu bu yıl da ön plana çıkıyor. Proje yönetimi kilit unsurlarındaki (Proje Yönetim Ofisleri, Proje Yönetimi Uygulamaları, Eğitim ve Gelişim, Stratejiye Uyum, İcracı Sponsorlar, Olgunluk Düzeyi, Beklenen Faydanın Gerçekleşmesi vs.) son sekiz yıllık eğilim incelendiğinde ise bu unsurların fazla değişim göstermediği, yer yer diğer yılların altında kaldığı gözlenmektedir. Bu kilit unsurlardaki gelişimin yerinde sayması ve zayıflamasının sonucunda projelerin çıktıları da zayıflatmaktadır. Diğer yıllara göre 2015 yılında yatırımlarda boşa harcanan miktar bu yıl %12 artmıştır. Başka bir deyişle iyi yönetilmeyen, zayıf proje performansı gösteren projeler nedeni ile geçen yıl dünyada her 1 milyar $’lık yatırımın 122 milyon $’ı boşa harcanmıştır.
Biraz sonra son sekiz yılda etkinliği yerinde sayan ve zayıflayan proje yönetimi kilit unsurlarının sonuçlarını incelerken Çevik Proje Yönetimi yöntem ve uygulamalarının önümüzdeki yıllarda bu unsurların sonuçlarını nasıl olumlu yönde değiştirebileceğine değinmek istiyorum. Bu yorumlara geçmeden önce, aşağıda ankette proje yönetimine konu olan yöntemlerin ve uygulamaların kullanım sıklıklarına bakıldığında Çevik proje yönetimi yöntem ve uygulamalarının son sıralarda olduğu görülüyor.
Bu tabloda önümüzdeki yıllarda üst sıralarda yer almasına kesin gözüyle bakılan Çevik proje yönetimi uygulamalarındaki artış önümüzdeki dönemde stratejik iş hedeflerine ulaşmada, yatırımlardaki kaynakların daha etkin kullanılarak tasarruf edilen parasal kaynağın yine yeni yatırımlara aktarılmasına imkan sağlayacaktır.
Proje Yönetimi Kilit Unsurları
Proje Yönetiminin Değeri (PM Value): Rapora göre Organizasyonlarda Proje Yönetimi faaliyetlerine verilen değerde son beş yılda kayda değer bir değişiklik olmamıştır. Çevik proje yönetimi uygulamalarını deneyleyen organizasyonlarda Proje Yönetim Ofislerinin bu değişimde oynadığı etkin rol, proje yönetimi faaliyetlerinin değerini ön plana getirmektedir ve sektöre dinamizm kazandırmaktadır. Ülkemizde de bu alanda PEM’in de öncülerinden olduğu girişimler, ulusal ve uluslararası alanda etkin faaliyet göstererek Proje Yönetiminin değerinin anlaşılmasında büyük farkındalık yaratmaktadır.
Proje Yönetim Ofisleri (Project Management Offices): Katılım gösteren kurumların Proje Yönetim Ofislerinin türleri son beş ardışık yıldır değişmemiş, Kurumsal Proje Yönetim Ofislerinin (E-PMO) oranı yüzde elli düzeyinde kalmıştır. Çevik proje yönetimi kültürel ve organizasyonel değişimini planlayan şirketlerin öncelikli olarak Kurumsal Proje Yönetim Ofislerini oluşturmaları gereği kaçınılmazdır. Yine bu yönde gösterilecek çabalar Proje Yönetim Ofislerinin organizasyonel değerini ve itibarını artıracaktır.
Uygulamalar (Practices): Organizasyonlarının bir kısmında veya tamamına yakınında standart proje yönetimi kanıtlanmış yöntemlerini uygulayan organizasyonlar katılımcıların %60’ını oluşturmaktadır. Organizasyonların tüm birimlerine bu pratikleri uygulayan organizasyonların sayısı ise %25’lerde kalmaktadır.
Organizasyonlarda yer alan bölümler ve birimler bir evin çocukları gibi farklı karakter gösterebilirler. Her karakterdeki çocuğa uygulanacak eğitim yöntemi aynı olmayacağı gibi her organizasyon bölümüne uygulanacak proje yönetimi pratikleri de aynı olmamalıdır. Proje yönetimi pratiklerinin de organizasyonun her bir birimine yayılabilmesi için Çevik uygulamaların, klasik proje yönetimi uygulamalarının giremediği alanlara girmesi veya tam tersi durumlarda birbirini tamamlayıcı özellik göstermesi zorunluluktur.
Eğitim ve Gelişim (Training and Development): Proje yönetimi araçları, yetkinlik gelişimleri, tanımlanmış kariyer yolları üzerine organizasyonların sağladığı proje yönetimi eğitimi yüzdeleri, 2012 yılından bu yana değişmemiştir. Organizasyonların yarısı resmi bir bilgi aktarım süreci olduğunu bildirmiştir. Çevik proje yönetimi yöntemleri adaptasyon sürecini geçiren organizasyonlar, bu sürecin başında yoğun proje yönetimi uygulama, araç ve teknikleri eğitimine dahil oldukları için eğitim ve gelişim yönünden diğer organizasyonlara oranla daha önde olacaktır. Bu noktada bilgi aktarım sürecini de sistematiğe oturtan şirketler ürettikleri iş değerlerinde fark yaratacaktır.
İcracı Sponsorlar (Executive Sponsors): Aktif olarak projeye destek veren icracı sponsorların oranı geçen senelere oranla düşüş göstererek %60’lar düzeyinde kalmıştır. Çevik projelerde Sponsor çek karnesini elinde tuttuğu için, hedeften sapan projeleri sonlandırır. Aktarılan sorun varsa direkt müdahale eder onun dışında proje ekibinin teslimatına kadar sürece müdahale etmez. Sponsorların kritik destek ve müdahaleleri için Projelerin aktif olarak takibi gerek ve şarttır. Bu nedenle çevik projelerin icracı sponsorların aktif desteklerini artırdığı gözlenmektedir.
Strateji ile Uyuşma (Strategy Alignment): Organizasyonların yarısından azı projelerde organizasyonel strateji ile uyuşabiliyor. Son üç yılda bu oran neredeyse sabit durumda. Çevik organizasyonlardaki çekirdek uygulamalar İş stratejisine ve projelerin buna uyumuna çok az değinse de Dynamic Systems Development Method(DSDM), Scaled Agile Framework (SAFe) , Disciplined Agile Delivery(DAD), Large Scale Scrum (LeSS) gibi destek rehperler ve ölçeklendirme yaklaşımları bu alanda klasik portföy/program yönetimi uygulamalarına göre fark yaratmaktadır.
Olgunluk Düzeyi (Maturity): Son altı yıldır yüksek proje yönetimi olgunluk düzeyine sahip organizasyonların oranları değişmemiştir. Proje yönetimi olgunluk düzeyleri; süreçler, insan kaynağı ve teknoloji ana başlıklarında incelenmektedir. Proje yönetiminde, Çevik Yöntemlerin seçenek olarak oluşturulması veya tercih edilmesi süreç olgunluğunun , çevik proje yönetimi rol ve modellerinin yer alması insan kaynakları yetkinlik seviyesinin, çevik yöntem ve araçların kullanılması teknoloji olgunluğunda üst seviyelere çıktığının göstergesidir. Organizasyonların proje yönetimi olgunluk düzeyinin üst düzeye çıkarılması için Çevik proje yönetimi değişimi kararı önümüzdeki yıllarda stratejik bir karar olacaktır.
Beklenen Faydanın Gerçekleşmesi (Benefit Realization): Son üç yılda yüksek fayda gerçekleştirme oranına sahip organizasyonların oranı %17’de kalırken. Beklenen faydanın gerçekleşme oranları çok düşük olan organizasyonlar %40 düzeyinde olup artış eğilimi göstermektedir. Çevik proje yönetiminin karakteristik özelliği olan Değer odaklı geliştirme (value-driven development), zaman/plan odaklı (plan-driven development) geliştirmeye göre avantajı beklenen faydanın kısa ve sık aralıklarla sürekli gözlem altında tutulması ve değer sağlamayan üretimlerin anında kesilmesidir. Bu nedenle etkin çevik proje yönetimi yöntemlerini kullanan organizasyonlar beklenen faydanın gerçekleşmesi noktasında ve dolaylı olarak rekabette öne çıkacaktır.
Özetle, proje yönetimi kilit unsurlarının son yıllardaki konumu ve eğilimleri, Global PMI Pulse of Profession 2016 raporu ışığında doğru okunduğunda, Çevik proje yönetimi yöntemleri ve uygulamalarının sektörlere getireceği hareketlilik ve karlılık düzeyi göz ardı edilemeyecek boyuttadır. Farklı sektörlerde faaliyet gösteren çeşitli projelerin herhangi bir noktasında yer alan tüm profesyonellerin önümüzdeki yıllarda Çevik proje yönetimini projeksiyonlarında mutlaka bulundurmalarını tavsiye ederim.
Saygılarımla,
