Proje değerlendirmesi, projen hayat döngüsünün en önemli parçalarından biridir, ancak bu önemli bölüm genellikle hafife alınmakta ve gerekli ilgi gösterilmemektedir. Eğer proje değerlendirmesi yapmaktan kaçarsanız, bunun bedelini yeni bütçe kaynakları hazırlamaya ve bu bütçeyi analiz etmeye çok zaman harcayarak ödersiniz.
Aşağıda size yardımcı olacak bazı ipuçları bulunmaktadır:
1. Değerlendirilecek Kriterleri Listeleyin
Değerlendirecek olduğunuz kilometre taşlarını listelemek kesinlikle sadece yazmaktan daha farklıdır .Örneğin siz herhangi bir programı listenizde 40 saat olarak gösterdiğinizde, bundan 6 ay sonra dönüp baktığınızda o 40 saate dair hiçbir şey hatırlamayacaksınız. Projenin önemli bölümlerini listelemeniz çok önemlidir(Anasayfa, iletişim, giriş vb.).
Ne kadar ayrıntılı gitmek gerekir?
6 ay sonra geri dönüp baktığınızda listelediğiniz 40 saat hakkında bilginizi tazeleyecek kadar detaylı listeleme yapmalısınız. İletişim bölümüne Google haritalardan yararlanarak adresinizi gösteren bir harita koymak sadece adresinizi yazmaktan daha detaylı ve daha akılcı bir yaklasımdır.
2. Zamanınızı Kaynaklarınıza Göre Değerlendirin
Öğelerinizi zaman açısından listelerken kaynakları göz önünde bulundurmanız sizin için faydalı olacaktır. Zamanı kısıtını analiz edip, belirledikten sonra onları öğelerine paylaştırın.Örneğin ana sayfa için 40 saat demekten kaçının bunun yerine ana sayfa dizaynı 15 saat içerik hazırlanması 25 saat gibi öğerine ayırıp sınıflandırın.
3. Değerlendirmenin Doğruluğu
Değerlendirmenin doğru olması sizi gelecekte karşılaşacağınız bir çok aksilikten kurtaracaktır.Herkes yaptığı değerlendirmenin doğru olduğunu söyleyecektir, ancak burda önemli olan şey değerlendirmenin doğru bilgileri içermesidir.Biri size gelip bütçe konusunda bir tahmin yapmanızı isteyebilir ve siz birden 30 bin TL diyebilirsiniz. Bu tahmin sizin bütçeniz haline gelebilir.Bu bütçeyle işe başladıktan sonra bütçenin yetersiz olduğunu görür ve beyaz bayrağı çekmek zorunda kalırsınız. Kulağınıza yabancı gelmedi di mi ? Doğru bir tahmin şöyle olmalıydı direk tam olarak bir sayı soylemek yerine “15 bin ile 45 bin arası olacağını düşünüyorum” demek çok daha mantıklıdır.
Bkz. Tahminleme
4. Varsayımlarda Bulunmak
Varsayımlarda bulunmak önemlidir çünkü bu varsayımlar ileride size gerçek veriler olarak dönebilir.
Bkz. Kaynak Atamalarında Kullanılacak 3 Teknik
5. Proje Değerlendirmesine Zaman Ayırmak
Bu süreç projenin müşteri potansiyeli ve müşteri potresine göre değişir. Ayrıca bütün proje yönetimi süreçlerini ayrı ayrı değerlendirebilirsiniz.Ancak müşteri ile konuşurken ne kadar zaman kaybedeceğinizi tahmin etmeniz zor olabilir. Eğer süreci hesaplarken yüzdelik dilim kullanılıyorsanız outsource “dış kaynakları” ciddiye almanız gerekir.
Bkz. Projelerde Süreç Yönetimi
6. Bir Tampon Bütçe Hazırlayın
Eğer şanslıysanız ya da süreç içerisinde fırsatları görebildiyseniz, beklenmedik durumlar için ya da beklenmedik hatalar için küçük bir bütçe hazırlayabilirsiniz. Tahmini olarak toplam bütçenizin %5-10’u size yetecektir.Eğer çok küçük bir projenız varsa tampon bir bütçeye gerek yoktur.
Bkz. Projelerde Maliyet Yönetimi
7. Risk Planı Hazırlayın
Bu adımı çok büyük riskler taşıyan projeler için uygulayın. Titizlikle hazırlanmış bir risk planı sizin için can simiti olabilir.
Kariyeriniz boyunca çalıştığınız ekiplerden ve yöneticilerden neler öğrendiniz?
Kendi yaptığınız doğrular, başkalarında gördüğünüz yanlışlar neler?
Twitter’dan #saglamyonetici hashtag ile görüşlerinizi paylaşın
Proje Yönetimi ve İş Analizi Disiplinlerini Nasıl Entegre Edeceksiniz? Bu iki metodolojinin ortak yanları neler? Kafanızı kurcalayan bütün soruların cevabı bu e-kitapta! İndirmek İçin Tıklayın
