Eğer takımınızdaki insanlarla birebir tanışmadıysanız ve farklı iş paketleri üzerinde çalışıyorsanız, böyle bir atmosferde nasıl başarılı olunur? Hedeflerinizi başarmak için takımınızı geliştirme yolunda nasıl ilerlersiniz?
Bkz. Proje Yönetimi Uygulamaları ile Ekibinizi Geliştirin
Öncelikle herkesin farklı birimlerde çalıştığı bir ekibi geliştirirken diğer takımlarla aynı aşamalar izlenir ama yaşanacak en büyük sorunlardan biri takım ruhunun hissettirilmesiyle alakalıdır. Bunun için özellikle tanışma toplantısının yüz yüze olması takım üyelerinin kendini sunabilmesi için iyi bir fırsattır ve takım ruhunu yaratır. Böylece proje amaçları sıralanır ve ortak paylaşılan bir amaç olması başarı şansını da arttırır. Takımla ortak paylaşılan uygulamaları, davranışları veya kuralları teknolojinin yardımı ile belirlemek aradaki uzak mesafenin olumsuz etkisini yok edecektir. Bunun için de tüm takım üyelerinin kullanacakları teknolojiler konusunda eğitimli olması gereklidir ve bu araçların kullanımı için uygun kullanım kuralları devreye sokulmalıdır. Web konferans sistemi gibi sistemler bilgi paylaşımını gerçek zamanda sağlamaktadır bu nedenle kullanışlı olacaktır.
Bkz. Proje Başarısızlıklarında İletişimin Etkisi
Proje yöneticisi grup için ve grup dışı proje takımının kurallarını açıkça belirleyen ve bulunan teknolojilerin kullanımını anlatan bir kontrat oluşturulmalıdır. Aynı zamanda bu kontratta kişisel meşguliyetler konusu üzerinde de durulmalıdır. Proje yöneticisi coğrafi uzaklığı göz ardı ederek, paydaşlar ve projede etkili rol oynayan kişilerle birlikte proje takımlarının bölgelerini periyodik olarak ziyaret etmelidir.
Proje takımının bir araya gelemediği durumlarda ise iletişim yine çok önemli bir rol oynamaktadır. Proje yöneticisi takımla olabildiği kadar açık bir iletişim içinde olmalıdır ve roller baştan açıkça tanımlanmış olmalıdır. Proje toplantıları ise en az üç gün önceden ajandada da belirlenmelidir. Toplantılar sırasında herkese saygı ile davranmak ve takım elemanlarının yorumlarına değer vermek önemlidir.
Bkz. Proje Toplantılarınızı Nasıl Geliştirirsiniz
Ayrıca aşağıdaki birkaç madde de elemanlarınızın birbirinden uzak olduğu “sanal takımınızı” geliştirirken denenebilir:
1) Proje yöneticisi veya takım elemanı olarak, takımınızdaki diğer kişileri ciddi olmayarak yani kişisel özellikleri ile de tanıyın. Bunu telefonda yapabilirsiniz.
2) Bilgisayarınızda açık bir proje takımı chat odası oluşturun. Bu alanda acil olmayan sorular ve bilgi paylaşımı yapılabilir böylece bilgi akımı sürekli olarak sağlanmış olur ve takım elemanları durumdan kopmazlar.
3) Anlık mesaj kanalınızı açık tutun burada kimlerin müsait olduğunu görmüş olursunuz aynı zamanda siz de orada bulunursunuz. Böylece konuşmak için vaktin var mı? gibi soruları mailleşmeden daha pratik bir şekilde sormuş olursunuz.
4) Telefonu gülerek açın ve kapamadan ne var ne yok diye sorun.
Ekip gelişmesini kötü etkileyebilecek bir etken ise takımın aynı zamanda birden çok proje ile aynı anda uğraşmasıdır, bu durumda takımınızın adı sadece “takım” olarak kalır.
Kariyeriniz boyunca çalıştığınız ekiplerden ve yöneticilerden neler öğrendiniz?
Kendi yaptığınız doğrular, başkalarında gördüğünüz yanlışlar neler?
Twitter’dan #saglamyonetici hashtag ile görüşlerinizi paylaşın
Proje Yönetimi ve İş Analizi Disiplinlerini Nasıl Entegre Edeceksiniz? Bu iki metodolojinin ortak yanları neler? Kafanızı kurcalayan bütün soruların cevabı bu e-kitapta! İndirmek İçin Tıklayın
