Yöneticilerin organizasyonlarda idari veya gözetim otoriteleri vardır. Bu otorite projelerde değişik şekillerde kullanılabilir. Bir yönetici genelde projenin iş amacından ki projenin en baştan başlayıp başlamama nedenini belirler, sorumludur. Proje onaylandıktan sonra yöneticiler projenin başarısını 4 açıdan etkileyebilir;
Bkz. Proje Yönetiminin Ne Kadarı İdaridir?
1. Sponsorluk ve Finansman
Şirketlerde her proje bir fikir ile başlar. O fikrin ilerleyebilmesi için doğru kişi tarafından desteklenmesi ve hayata geçmesi için finansmanın sağlanması gerekir. Yöneticiler, projelerin harekete geçebilmesi için sponsor olabilir ve finansman sağlayabilirler. Yöneticiler proje başlatma dokümanını imzalayan ve dolayısıyla proje yöneticisine yetki veren ve kaynakların kullanımına izin veren kişidir. Bu kaynaklar projenin ilerlemesini sağlar.
Bkz. Müdürünüz ile Anlaşamadığınızda Ne Yaparsınız?
Riskler Kontrol Altında! Risk Yönetimi Planının 7 Bileşini E-Kitabını Tweet ile Öde Seçeneği İle Hemen İndirin
2. Problem Çözümü
Yöneticilerin rol oynadığı diğer bir alan ise çözülemeyen problemlerin ortaya çıktığı zamanlardır. Yöneticiler çözülemeyen problemlerin iletildiği bir üst merci ve hatta çözüm mercii olmalıdır. Projede çoğu kişinin proje ihtiyaçlarıyla alakadar olmadığı veya gidilecek yönün hangisi olması gerektiği konusunda anlaşmazlığa düşülen zamanlar olacaktır. Bir yönetici bu gibi durumlarda projeyi dar boğazdan çıkarabilmek için konumunu kullanabilir. Bir ipucu: Sorunların çözülemediği zaman iletileceği üst merci sıralamasını kısa tutun. Mümkün olan en üst kademeye ulaşın ve daha kısa zamanda sorunu çözün.
Bkz. Test. Güçlü Bir Proje Yöneticisi misiniz, Zayıf mı?
3. Projelerin İzlenmesi
Yöneticiler projelerin sponsoru ve finansörüdürler. Projenin aynı zamanda ilerlemesini de yakın izlemeleri gerekir. Sadece başlangıç ve bitiş tarihlerine odaklanmamalı ve tüm proje döngüsü boyunca projeyi takip etmelidirler. Bu çabanın içerisinde, durum raporlarını okumak ve anlamak, proje teslimatlarını onaylamak ve durum değerlendirmelerine katılmak sayılabilir. Tabii ki yönetim kademesine göre ilgilenilen projeler değişecektir. Üst düzey yöneticiler daha çok büyük projelerle ilgilenirken orta kademe yöneticiler daha taktik düzeyde projelerle ilgilenirler.
Bkz. Ekibinizle Mutlu Projeler! Ekip Üyelerini Yönetmek İçin 6 İpucu
4. Proje Yöneticilerine Koçluk
Şunu kabul edelim: bütün tiplemelere rağmen yöneticiler genelde yetenekli, donanımlı ve tecrübeli kişilerdir. Onların bilgisinden faydalanın. Projenizde zaman zaman problemlerle karşılaşacaksınız veya cevabını bilmediğiniz sorularla karar vermek durumunda kalacaksınız.
Saygın bir yönetici ile oturup, ondan birkaç fikir edinin. En azından doğru yolda olup olmadığınızı söyleyebilir ya da böyle devam etmeniz için size cesaret verebilirler. Çoğu zaman projenizi başarıya ulaştırmak için size taze bir bakış açısı sunacaklardır.
Projenizde yöneticilerin kattığı değerlerden faydalanmak istiyorsanız bu proje yöneticisi olarak onların projedeki rolünü daha etkin hale getirmenize bağlıdır. Onları projenizi başarıya ulaştıracak birer kaynak olarak görün. Projelerde elde ettiğiniz başarılarla bir gün o koltukta sizin oturmayacağınızı kim söyleyebilir.?
