4- Paydaşlar ile gereksinimleri meydana çıkarma sırasında görüşmeye rehberlik yapmayınız
Küçük bir paydaş grubu ile hatta tek bir paydaşla bile toplantı yapmak, tartışmak iş ihtiyaçlarıyla ilgili olmayan konuşmalar ile konudan sapmanıza sebep olur.
Bazen konuşmaya sunulan projeyle uzaktan yakından alakası olmayan bir konuyla ilgili olabilir. Bu tür konuşmaların zamanınızın boşa harcanmasına sebep olur ve paydaşlarla sürecin sinirli ve yıpranmış bir hal almasına neden olur. Diğer dikkat dağılımı ise odada 2 ve ya 3 kişinin konuşmasının devam etmesidir. Tabi ki bütün bu durumlar iletişimdeki paydaşların çoğalmasından
kaynaklanmaktadır.
5- Gereksinimler konusunda ortak bir mutabakat olmadan onay alınması
Bugünün sıkı proje programları(Takvimleri) ile çoğu kez gereksinimlerin onay süreçleri acele edilerek yapılmaktadır. Hatta o kadar acele ediliyor ki bütün paydaşların ihtiyaçları anlaması zorlaşıyor. Paydaşlardan gelen değişik bakış açıları ve bilgi seviyelerinde ki farklılık sebebiyle bütün paydaşların gereksinimleri anlaması başlı başına bir iştir. Yapılandırılmış gereksinim gözden geçirme görevleri uzun solukludur. Bunun nedeni çalışma sırasında paydaşlar görüşlerini ilettikçe paydaşların ortak bir payda altında buluşmaya başlamasıdır. Bu sayede Paydaşlar diğerlerinin gereksinimleri nasıl gördüğünü öğrenirler.
6- Paydaşlarla paylaşılmadan önce gereksinimlerden yüzde 100 emin olmak
Acemi iş analistleri gereksinimlerin, başkalarıyla paylaşılmadan önce yüzde 100 doğru ve tam olarak belgelendirilmesi hissine kapılmaktadır. Eğer gereksinimlerde herhangi bir değişiklik ve ya bir düzeltme olursa, bu durum işlerini iyi yapmadıkları imajını tek başına sağlamaktadır. Fakat gereksinimlerin doğruluğundan emin olmaları için belgelendirme ile vakit harcamaktan ziyade daha fazla paydaşla konuşmaları gerekmektedir.
Gereksinimlerde yaşanan değişimleri ölçecek teknik ve araçların varlığı kimi zaman iş analistleri üzerinde gereksiz bir baskı unsuru oluşturur. Bu durum iş analistlerinin görevlerini ne kadar iyi yaptıklarını ölçmek için kullanılan bir ölçüt değildir. İş analistleri de mevcut yetenek ve tecrübeleri doğrultusunda araç ve teknikleri en etki şekilde zaten kullanmaktadır. Bu yüzden her şeyi bilmeleri mümkün değildir.
Gereksinimlerin daha çok görünür olduğu bir süreçte, gereksinimleri meydana çıkarırken daha işbirlikçi yaklaşımları kullanmak iş analistlerine bazı konuları daha iyi anlamalarını sağlar. Örnek olarak gereksinimlerin gerçek iş dünyasındaki ihtiyaçları karşılamasını sağlar.
7- Paydaşlarınızla yakın ilişkiler
Çoğu zaman iş analistleri bir projeden diğer bir projeye geçiyorlar. Ve böylelikle daha önce birlikte çalışmadığı paydaşlarla karşılaştıkları zaman onları tanımaya zamanları olmayabiliyor. Birlikte çalıştığınız insanları tanımak size onların bakış açılarını anlamanıza yardımcı olur. Gereksinimleri Meydana çıkarma görevi sırasında paydaşlarla çıkan anlaşmazlıklarda bu size çok yardımcı olur. Her insanın bakış açısını anlamak iş analistlerinin anlaşmazlık ve çatışmaları çözmelerini sağlar.
8- Körü körüne bir şablon kullanmak
İnternette ve çalıştığınız organizasyonda birçok iş gereksinim şablonu bulabilir ve kullanabilirsiniz. Bu şablonlar güvenilirlik, ölçeklenebilirlik ve eğitim gibi alt kategorilerden oluşabilir. Bütün bu kategoriler fonksiyonel değildir. Bunların çözüm gereksinimleri olduğunun ve iş gereksinim belgesinde bir yeri olmadığı gerçeğinin farkına varılmalıdır. Eğer böyle bir iş gereksinim belgesi alırsanız, bu kategorileri oradan eleyin ya da “N/A” ve ya “tasarım aşamasında tanımlanacak ve işlevsel gereksinimleri içinde barındıracak” olarak işaretleyin. Eğer ikincisini yaparsanız, işlevsel gereksinim belgesi şablonunu kontrol edin. Şirketiniz kullanıyor diye körü körüne bir şablon kullanmanız yeteneklerini göstermenizin önüne geçebilir. İş gereksinimleri sırasında çözüm gereksinimlerini tanımayı denememelisiniz. İş analistleri değişim ajanlarıdır. Şablona meydan okuyun ve şirketteki gerçek bir şablonun değerini görmeleri için karar vericilere yardımcı olun.
