Washington’ın Kolumbiya Bölgesi’nde geçtiğimiz ay gerçekleşen Amerika Mühendislik Danışma Kurulu (ACEC) ulusal konferansında, mühendislik firmaları 2014-2015 yıllarına ait birçok trendi tartışmaya açtı. Bu tartışmalarda, kişilerin en çok üzerinde durduğu konulardan biri sağlam bir proje yönetim kültürü fikri oldu. Firma kültürürünün proje yönetimi süreçlerinize ve başarınıza nasıl katkı sağlayacağını daha önceki yazılarımızda irdelemiştik.
Esasında günümüzde mühendislik ve diğer sektör firmalarında proje yönetimi kültürü firmanın büyüklüğüne ve sahiplerinin karakterlerine dayanıyor. Sektörde eski ve patron firması olarak adlandırdığımız kesim, kendi yollarında ilerleyip, değişime ve yeni teknolojiye adapte olmada zorluk çekmektedir. Hızlı gelişime daha çabuk adapte olan genç firmalar, verimliliğin ve takımına olanak sağlamanın kazanç ve proje yönetimi başarısı için önemli olduğunun farkındalar.
Proje yönetim kültürünü benimsemiş firmaların, uygulanan proje yönetim süreçlerini tüm ekibe adapte etmeleri ve süreç içerisinde güçlendirmeleri beklenmektedir. Fırsatları yönetmek ve öneriler hazırlamaktan, yönetimi, planlamayı, proje bütçesini, hesaplamaları vs… Bu durum çalışanlarınızın harcadıkları zamanı kısaltan, her süreçteki her bir adımı takip etmeyi, eş adım ve sıkışıklıkları yönetmek için manuel işlemleri araştırmayı içeriyor. Bu verimsizlikler ekibinizi ve projelerinizi yavaşlatıp, daha düşük kar marjı ile potansiyel geç teslim tarihlerine yol açıyor.
Proje yönetim sürecinizde problem alanlarını belirlemenin çabuk yollarından biri de şirketinizde kullanılan çeşitli yazılım uygulamalarına bakmaktır. Birçok kişi Excel’i sistem kabiliyetlerinin eksikliğini gidermek için ya da proje yönetim süreçlerinin varsaydığı araçları uygulama noktasında sıkıntı yaşadıkları için kullanırlar. Eğer firmanızın çok fazla hesap tablosu varsa, veritabanlarını birleştirerek verim oranını arttırabilirsiniz.
Bir çok kez değişikliğe gidilmiş çoklu sistemlerde, yetersiz bilgi saklama ve ekibinizin iş paketlerini bitirmek için fazladan efor sarf etme olasılığı çok yüksektir. Proje ekibinizle konuşmak ve çalıştığı herhangi bir günü gerçekten anlamak, proje yaşam döngüsünün nasıl gelişebileceği noktasında size fayda sağlayacaktır.
Sağlam bir proje yönetim kültürü, hemen oluşturulacak bir olgu değildir. Bu süreçte çok fazla efor sarf etmeniz ve organizasyon içerisinden gelen karşıt fikirlere göğüs germeniz gerekmektedir. Bunun için detaylı araştırmalar yapmanız ve proje yönetimi metodolojisine hakim olmanız gerekir.
