Proje yönetimi metodolojisi, proje yöneticilerinin farklı büyüklüklerdeki projeleri başarıyla yönetmelerine olanak tanıyan bir çerçevedir. Günümüzde çoğu organizasyon bu tip düzgün ve tutarlı bir metodoloji izlememektedir. Peki, bir organizasyona proje yönetimi pratiklerini tanıtmak için nasıl bir yol izlemeniz gerekir?
Tipik bir proje yönetimi bakış açısıyla, bu işe de muhtemelen paydaşlarınızı belirleyip, işi düzgünce planlamayla başlarsınız. Diyelim ki bu aşamaları tamamladınız. Peki bu tip bir kültür değişiminden kaynaklanan gerçek işe nasıl başlayacağız?
İlk Adım: Mevcut Durum Değerlendirilmesi
Organizasyonunuzun davranışını değiştirmek istediğinizde, öncelikle mevcut durumunuzu anlamak genellikle iyi bir başlangıçtır. Bu size, neyin değişmesi gerektiğini anlamanız için gereken temel çizgiyi ve bakış açısını verecektir. Mevcut durumun değerlendirmesi esnasında, organizasyonunuzun mevcut proje yönetimi pratiklerine, imkan ve kabiliyetlerine, rol ve sorumluluklara, araçlara, kabiliyetlere ve engellere bakarsınız. Mevcut durumunuzun üzerindeki örtüyü kaldırabilmek için resmi bir değerlendirme süreci uygulayabilirsiniz. Bu tip bir değerlendirme sürecinde organizasyonunuzdaki farklı birimlerden pek çok kişiyle görüşebilir ve mevcut projelerinizden elde ettiğiniz kanıtları gözden geçirebilirsiniz. Değerlendirme süreci organizasyonunuzun farklı birimlerinden gelen ve mevcut durumu ortaya çıkartabilecek ortak bakış açısına sahip kişilerle yapılacak bir atölye çalışması kadar basit de olabilir.
İkinci Adım: Olunması İstenen İleriki Durumun Tarif Edilmesi
Mevcut ortama bakarken gelecekteki görünümünüzün de nasıl olması gerektiğini sormalısınız. Bu genellikle pek çok alan için o kadar da zor değildir. Örneğin eğer şu an mevcut proje yöneticileriniz yeterli yeteneklere sahip değilse, muhtemelen gelecekteki durumunuzda proje yöneticileriniz temel bir yeteneğe, ve belki de sertifikasyona sahip olacaklardır. Mevcut durumunuzdaki zayıflıklarınızı görmek, geleceğe dair daha iyi bir resim çizmenize olanak tanıyacaktır.
Üçüncü Adım: Mevcut ve İlerili Durumunuz Arasındaki Farkı Belirleyin
Çoğu değişim projesi gelecek durumun neye benzeyeceğini tanımlamaya çalışarak başlar. Ancak gelecekte organizasyonunuzdaki proje yönetimi yeteneğinizin nasıl olacağını tanımlamak, şu andaki ana proje çıktısı değildir. En önemli çıktı, kurumunuzun mevcut durumundan ileride olması istenen duruma gelmesi için nelere odaklanmanız gerektiğini söyleyen “Farklılık Analizidir. Bu organizasyonunuzun zaten iyi yaptığı alanlara vakit harcamak istemeyeceğiniz veya bir dizi değişiklik yapmanıza rağmen, önemli olan diğer değişiklikleri yapmadığınız için bunların işe yaramadığını görmek istemeyeceğiniz için önemlidir.
Sonraki Adımlar
Kalan her iş “Farklılık Analizini tamamladığınız noktadan itibaren devam eder. Arayı kapatmak için yapmanız gereken ihtiyaçları, ihtiyaç duyduğunuz kaynakları, önceliklendirmeleri ve zaman aralıklarını tanımlayabilirsiniz. Ayrıca organizasyonunuzu ileri taşımak için gerekli olan örgütsel değişim yönetimi bileşenlerini de tanımlayabilirsiniz. Artık kendinizi ileri taşıyabilecek bir noktadasınız.
