Proje planına göre çalışma programlarını oluşturduğunuzda, her iş için ne kadar süre gerektiğini kabaca görebilirsiniz. Eğer herkes günde sekiz saat ve yüzde 100 verimle çalışırsa, harcanan zamanı kaynaklara bölerek süreyi hesaplayabilirsiniz.
Örneğin; bir iş için tahmini zaman 80 saatse ve bu iş için görevli olan bir kişi varsa, bu kişi de günde sekiz saat çalışıyorsa, süre 80/1/8 hesabi ile 10 gün olarak ortaya çıkar. Benzer şekilde eğer 4 kişi bu iş için çalışıyorsa, süre 80/4/8 formülü ile 2.5gün olarak hesaplanır. Fakat burada kullandığımız %100 verimlilik gerçek hayatla ne kadar paralellik gösterir? İsabetli tahminlemeler yapabilmek ve harcanacak zamanı sürece çevirmek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz.
1.Günlük verimli saatleri hesaplayın
Genelde ilk adım bir kişinin günün kaç saatinde verimli çalıştığını bulmaktır. Günün 6,5 saatini verimli olarak nitelendirebilirsiniz. Bu tahmine, çalışma ortamındaki “sosyalleşme” aktivitelerini hesaba katarak ulaşıyoruz. Bu sayı, organizasyonunuzun ve projenizin yapısına göre değişkenlik gösterebilir.
2. Bir aktivite için ne kadar kaynak kullanılacağına karar verin
Genellikle bir aktivite için ne kadar çok kaynak kullanırsanız, işlerinizi o kadar çabuk bir şekilde tamamlayabilirsiniz. İki kişi bir işi tek kişiye göre daha hızlı tamamlar, fakat bu hız olarak iki katı olmayabilir. Benzer şekilde, üçüncü bir kişi işin daha hızlı bitmesine yardımcı olur fakat tam olarak sürenin üçte birine inmesini sağlayamayabilir. Bu noktada eklenmesi gereken bir şey de yeni kaynaklar ilave etmek bazen işin daha uzun sürede tamamlanmasına da sebep olabileceğidir.
3. Çalışılan günler faktörü
Süreçleri bulmaya çalışırken, tatilleri ve eğitimleri hesaba katın. Örneğin; üç aylık bir projede, bir proje elemanı iki günlük tatile çıkarken diğeri on günlük tatile çıkabilir(bayramlar, özel günler vs.). Planınızı daha doğru hale getirmek için, çalışanlarınızın iş için uygun olmadığı günleri tespit etmelisiniz.
4. Tam zamanlı olmayan kaynaklarınız
Tam zamanlı olmayan kaynaklar süreçlerinizi olumlu-olumsuz etkileyebilir. Örneğin; 40 saatte bitmesi planlanan bir işiniz varsa ve anca yüzde 25’i için bir kaynak sağladıysanız, hesaplanan süre en az 4 hafta olacaktır.
5. Gecikmeleri ve gecikme sürelerini hesaplayın
Projede bazı iş paketleri, çaba gerektirebilir ve tamamlanması için kısa süresi var olabilir. Bu türden işler bazı sebeplerden ötürü zamanında bitmeyebilir, sarkmalar yaşanabilir. Bu sarkmaların yaşanabileceği potansiyel işleri tespit edip, mümkün ve makul gecikme sürelerini belirtmeliyiz.
6. Kaynak kısıtları
İlk iş planınızı oluştururken, sırasıyla ve paralel yapılması gereken aktiviteleri tanımlarsınız. Eğer yeterli kaynağınız varsa, paralel aktiviteleri paralel şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Fakat bu işleri aynı anda yapmanızın tek yolu doğru kaynakların doğru zamanda elinizde bulunmasıdır. Eş zamanlı yapılması gereken bir takım işler olabilir fakat diğer kaynaklar elde olmasına rağmen bu iş için gerekli beceriye sahip tek kişi olduğu zaman işler sıra ile yapılır.
7. Tüm varsayımları belgeleyin
Projenin detaylarını hiçbir zaman tam olarak ayrıntısı ile bilemezsiniz. Tahmin üzerinden ilerlerken tüm varsayımları belgelemeniz bu yüzden önemlidir.
