Projeleri Formula1 arabalarına benzetebiliriz… İkiside birçok parçadan, birbirine bağlı ve birbirini etkileyen karmaşık sistemlerden oluşur. Eğer yarış içerisinde gerekli bakımlar ve kontrol sağlanmaz ise sonuç hüsran olabilir. Bu nedenle, projelerde “Pit Stop” zamanını iyi ayarlamamız, bakım ve onarım gerektiği anları önceden analiz edebilmemiz gerekmektedir. Bu noktada işinizi kolaylaştıracak 4 ipucu aşağıdaki gibidir.
·Çözümü bulunamamış birikmiş sorunlar:
Projeler sırasında sorunların çözümlenmesi için karar verme süreci, genellikle ekiple beraber, en azından ekipten gelecek verilerin ışığında olması gerekir. Bu karar bazen liderliğin gerekli vasıflarını etkin kullanmanızı da gerektirir. Fakat bir projede nihai karara bağlanmayan pek çok sorun varsa, bu durum projenin şimdiki ve gelecek aktivitelerini de olumsuz etkileyecektir.
·Kaynakları doğru atanmamış kilit aktiviteler:
Her proje yöneticisi kaynakların, doğru ölçekte ve zamanında proje takımlarına ulaşması için çalışır. Bazı özel aktiviteler için, doğru ayarlanmış kaynağı bulmamız biraz uzun sürebilir. İşin insan kaynağı tarafında ise, pek çok proje yöneticisi an itibari ile uygun yeteneklere sahip kişilerin, doğru kademelere getirilmesi konusunu proje planına eklemektedir. Eğer bir projenin kilit rolleri doğru kişiler ile dolu değilse, uzun vadede projenizi olumsuz etkilediğini göreceksiniz, bu da projenin uzamasına sebep olacaktır.
·Sponsorların eksik olması:
Proje sponsorlarının çeşitli sebeplerle proje dışında kaldığı çok sık olmasa da tecrübe edilmiş bir durumdur. Bazı proje sponsorlarının, projenin hiçbir alanında sorumluluklarını yerine getirmeye istekli olmadığı durumlarda olabilir. Böyle durumlarda, hızlıca yeni bir proje sponsoru bulmanız gerekir. Sponsoru olmayan proje, uzun dönemde karar verme mekanizmasında sıkıntı yaşayacaktır.
·Belirsiz ve değişken başarı kriterleri
Projenin başarı kriterleri açık olarak belirtilmeli ve anlaşılmalıdır. Fakat projenin sponsorlarındaki değişimler, iş koşulları ve diğer iç/dış faktörler bazen projenin başarı kriterlerinde büyük değişikliklere sebep olabilir. Herhangi bir başarı kriteri değiştiğinde, projeyi durdurmak için güzel bir zamandır. Yeni başarı kriterine göre, projenin lider takımı aktiviteleri, çizelgeyi ve bütçeyi projeye uygun olarak yeniden tasarlamalıdır.
Genel olarak projelerin sonucu kadar projedeki ilerleme miktarı ile de kendimizi değerlendiririz. Projenin durdurulması ve yeniden yönlendirilmesi güçsüzlüğün sinyali olarak düşünülmesine rağmen, bu durum potansiyel toplam harcamayı azaltıp aynı zamanda proje değerinin korunmasını da sağlamış olur.
