1) Uzun soluklu planlama

Sponsor, ptoje yöneticisi ve paydaşlar arasında sağlanan kapsam anlaşmasından sonra sıra proje takviminin hazırlanmasına gelir. Eğer satış veya hizmet öncesi aşamalar için takvim oluşturulmuşsa, bu takvimin revize edilmesi gerekmektedir.

Ekip üyelerinin proje takvimiyle ilgili olarak özellikle bilmesi gereken noktalar  Ne zamana kadar, neden sorumlu olduklarıdır.  Normalde takım aktiviteleri, bağlılıkları ve süreleri proje takvimine bakılarak belirlenir. Proje sürecinde, proje lideri her zaman 1 -2 ay daha ileriye bakmalıdır. Gerekli gördüğü yerlerde proje planında değişiklikler yapabilir bu değişiklikleri yaparken değişim taleplerini veya risk azaltma faaliyetlerini göz önünde bulundurabilir. 
2) Tutarlı İletişim Planlaması

Eğer proje süreniz 2 aydan fazla ise haftalık proje toplantıları düzenlemeniz çok önemlidir. Bu toplantılarda görüşülmesi gerekenler:

• İlerleme durumu• Olağanüstü eylemler• Önümüzdeki 2 haftanın son teslim tarihleri

Riskler, sorunlar veya bağımlılıklar 

İster yüzyüze olarak ister sanal ortamda düzenlenen haftalık proje toplantıları, ekip üyelerinin projeye bağlılıklarını artırır ve proje ile ilgili olarak devamlı bilgi sahibi olmalarını sağlar. Ayrıca bu toplantılar sayesinde proje yöneticisi proje hakkında düzenli olarak geri bildirim almış olu 

3) Takım işbirliği önemlidir 

Eğer proje ekibiniz farklı organizasyonlardan gelen bireylerden oluşuyorsa projenin amaç ve hedefleri için hem fikir olmak çok önemlidir. Her ekip üyesi hedefler hakkında net fikir sahibi olmalı, aynı zamanda beklentileri ve iş faydaları hakkında da soru işaretleri olmamalıdır. Bunlara ek olarak her ekip üyesi kendi rol ve sorumluluklarını bilmeli ve proje takviminden haberdar olmalıdır.

Bu konuda yapılması gerekenler:

• Sürekli planlama
• Tutarlı iletişim uygulamaları
• Takım işbirliği

Proje yöneticisi, proje ekibi ile sağlıklı bir iletişim kurarak motivasyonu ve proje süreçlerini güvence altına almalıdır. İyi bir proje yöneticisi, görev dağılımlarını dengeli şekilde yaparak, her bir üyeden maksimum katkı almayı hedeflemelidir.