1) GÜÇLÜ SPONSORUNUZ OLDUĞUNDAN EMİN OLUN
Ortada büyük köklü bir değişim varsa, aktif bir proje sponsoruna sahip olmanız kritik önem taşır. Proje ile ilgili asıl dokunuşların yapılacağı bir etkinlik düzenlenmesinde fayda vardır, bu etkinliğe değişimden etkilenecek tüm paydaşlar davet edilir. Bu toplantıda yönetici sponsor, projenin kurum açısından önemini ve sonuçlarının sağlayacağı faydaları tüm ayrıntılarıyla sunar.
2) İLETİŞİMİ SAĞLAMAK İÇİN FORUMLARI KULLANIN
İletişim, bir değişim yönetiminin temel anahtarıdır, projeyi ve projenin ilerleyişinin tartışılması için sık sık forumların kullanılması gerekir. Bahsedilen forumlar sponsorları ve iş gruplarını içerir. Bu geribildirim alabilmek için bir fırsat olmakla birlikte projede ne olduğu konusunda herkese aynı mesajın iletilmesini ve sürprizlerle karşılaşılmasını önlemek için tartışmaların derhal ele alınmasını da sağlar.
Forumların sağladığı bir dezavantaj ise; iletişimin başlarda çok güçlü görünmesine karşın proje ilerledikçe mevcut forumları planlamak ve herkesin dahil olmasını sağlamanın zorlaşmasıdır. Uygun zaman belirlenememesi halinde yapılacak farklı toplantılar, herkesin projede neler olduğu konusunda ayrı mesajlar almasını sağlayacaktır. Bu toplantıları herkesin takvimine uygun bir şekilde ayarlamak için belli bir efor harcamanız gerekecektir.
3) PROJE BAŞLANGICINDA DEĞİŞİM YÖNETİMİ- PAYDAŞ ANALİZ DAVRANIŞI
Projeye başladığınızda, değişim yönetimi paydaş analizinin tamamlanan ilk faaliyetlerden biri olmasını sağlamalısınız.
Tüm iş gruplarını ve bu grupların ne tür bir değişim yaşayacağını listeleyin –iş süreç değişimi, teknoloji ya da araç değişimi, günlük görev değişimi,bilgi/veri değişimi… Değişimin iş grupları üzerindeki etkisini anlarsanız, rahat bir değişim süreci yaşayacaklarına emin olduğunuz bir planlama hazırlayabilirsiniz.
4) PAYDAŞLAR İÇİN İLETİŞİM ETKİNLİKLERİ BELİRLEYİN
İş analistinin görevlerinden biri bu etkinlikleri organize etmek olmasa da bir iş analisti iletişim yapısını belirlemelidir. İş analisti paydaşların yaklaşmakta olan değişime hazır olup olmadıklarını değerlendirir, onları değişim sürecine hazırlar. Her paydaş grubu için düzenlenen iletişim etkinlikleriyle onların değişime ne kadar hazır oldukları belirlenir. İletişim aktivitelerinin temel amacı tedirginliklerin ve nihai hedefe ulaşmak için öngörülen engellerin ortadan kaldırılmasıdır. Bu iletişim etkinlikleri aynı zamanda kişilerin kendi sorumluluğudur da; çalışanlar yaklaşan değişim için ekibindeki herkesin yeterli bilgiye, motivasyona ve becerilere sahip olduğundan emin olmalıdır.
5) HER ADIMA PAYDAŞLARI DAHİL EDİN
Süreç boyunca değişimden etkilenen insanların sürece her aşamada dahil olduklarından emin olun. Bu süreçte başarılı olmaları için neye ihtiyaçları olduğu hakkında onlarla konuşun. Paydaşların her süreci iyi bir şekilde bilmelerini sağlayın, bu şekilde potansiyel tartışmaların belirlenmesi sağlanır.
6) UYGULAMA GÜNÜNE VE ÖTESİNE ODAKLANIN
Proje sonrası herşeyin olabildiğince sorunsuz yapılması oldukça önemlidir. Tepkili olmak yerine duyarlı olmaya çalışın-takımınızla birlikte umulmadık bir problemle başa çıkabilmeniz için bir plan oluşturun. Değişim uygulamalarından sonra değişimden etkilenen kişileri 30,90 günlük periyotlarla ya da organizasyona uygun olduğunu düşündüğünüz bir periyotla takip edin, değişimin desteklendiğinden emin olun.
7) ÖLÇÜMLERİ ANALİZ EDİN
Eğer ortada olumsuz sonuçlar var ise, yeni bir süreç geliştirmeli ya da çözüm etrafında yeni çalışmalar tanımlamalısınız. Bu aşamada önemli olan bir nokta da işler planlandığı gibi gitmediğinde herkesin şirketin başarısı için ne istediğini ve düzeltmeler yapmak için ne tür eylemlerde bulunulacağını açıkça bilmesidir.
“İnsanlar genelde değişime hep aynı açıdan bakarlar; OLUMSUZ! Günün sonunda uygulamaları hayata geçirmek başarı değildir, gerçek başarı değişimden etkilenecek insanların değişim ve değişimden beklenen sonuçlar için etkin bir şekilde çalışmasıdır. İşte bu başarının gerçek ölçüsüdür.”
